زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه
شما به عنوان مدیر یک سازمان نیاز دارید تا با کارمندان خود ارتباط برقرار کنید تا کارها را به آن ها محول کنید، گزارش از فعالیت آن ها بخواهید و …. و همچنین کارمندان نیاز دارند با شما برای مواردی نظیر اعلام مشکلات، اطلاع دادن موارد خاصی و … ارتباط برقرار کنند. بنابراین پایه و اساس هر جامعه و سازمانی برقراری ارتباط صحیح است. تمامی فعالیت های ما تحت الشعاع برقراری ارتباط است.
اما چگونه و با چه روشی باید ارتباط بین کارکنان سازمان ایجاد شود. کارکنان سازمان می توانند در محیط سازمان با هم صحبت کنند یا در فضای مجازی با هم چت کنند. اما این روش ها چیزی نیست که سازمان به آنها نیاز دارد. واقعیت این است که در ارتباطات درون یا برون سازمانی هنوز هیچ چیزی نتوانسته جای نامه را بگیرد. نامه در ارتباطات سازمانی یعنی انتقال پیام در عین رسمیت و دیسیپلین.
در سازمان ها طی سالیان دراز رویکرد ارتباطات از مدیریت سنتی به مدیریت نوین تغییر کرده است و این روند با ظهور سیستم های مکاتبات اداری یا به قول امروزی اتوماسیون اداری اتفاق افتاده است. بدین صورت که در مدیریت سنتی ارتباط ابتدا به صورت دستی و کاغذی بوده است. اما در مدیریت نوین ارتباطات معمولا به صورت الکترونیک انجام می شود. این عمل قطعا مزایای فراوانی به همراه دارد از جمله کاهش هزینه نگهداری، کاهش زمان برقراری ارتباط و ….
علاوه بر موضوع نامه، بخش مهمی از فعالیت هایی که در هر سازمانی انجام می شود پیگیری فرآیندهای سازمان است که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری موجب تسریع در انجام آن ها و کاهش زمان انجام و افزایش دقت شده است.
سیستم مکاتبات یا همان اتوماسیون اداری به مرور به عنوان جایگزینی برای انجام دستی ثبت و ارسال نامه ها، مورد استفاده قرار گرفته است که با گذشت زمان این سیستم فضای مناسب برای ثبت، نگهداری، ارجاع و سرعت بخشیدن به مکاتبات سازمان شده است.
اتوماسیون اداری اغلب در قالب نرم افزارهایی ارائه می شود که برای تمام رده های سازمان ها کاربردی هستند. امروزه تمام سازمان ها به استفاده از این سیستم ها می پردازند و اتوماسیون اداری حالا جزئی جدایی ناپذیر در بسیاری از سازمان ها است که به کارگیری آن قطعا منجر به بهبود مدیریت فرآیندهای کسب و کار(BPM) نیز شده است.
جهت آشنایی با مفهوم BPM توصیه می کنیم مقاله آشنایی با مدیریت فرآیندهای کسب و کار را بخوانید.
نرم افزارهای مکاتبات اداری با حذف کامل گردش کاغذی مکاتبات و انجام فرآیندهایی مثل: ثبت نامه، ارجاعات، گردش نامه‌ها، تعریف پروژه و…، موجب سرعت بخشیدن به روند ارتباطات سازمان شده اند. از طرفی سیستم اتوماسیون اداری با پیگیری فرآیندهای سازمان، ضمن کاهش هزینه‌ها باعث حذف کارتابل‌ها و زونکن های فیزیکی شده و همچنین موجب افزایش سرعت گردش مکاتبات سازمان‌ها شده است.
علاوه بر مزایای بیان شده، این نرم افزارها مزایای بی شمار بسیاری نیز به همراه دارد که در ادامه به صورت موردی بیان می کنیم:
- رضایتمندی کارمندان و مشتریان
- پیگیری کارها در هر مکان و زمان
- کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره وری
- کاهش خطای انسانی و افزایش دقت
- امنیت اطلاعات و قابلیت نگهداری و حفظ اطلاعات
- صرفه‌جویی در زمان
- در دسترس بودن داده ها
اما همانطور که این سیستم مزایای فراوانی دارد معایبی نیز ممکن است برای سازمان داشته باشد مانند:
- وقت گیر بودن آموزش کارمندان
- حذف روابط اجتماعی کارکنان در سازمان
- ایجاد و بروز آسیب‌های جسمانی
- نسبت دادن خطای انسانی به نواقص سامانه
البته معایب این سیستم در مقابل مزایایی که دارد چندان چشمگیر نیستند و قابل چشم پوشی نیز هستند و می توان برای آنان تدبیری اندیشید تا به حداقل برسند.
سیستم اتوماسیون اداری، کارکرد بهینه بخش‌های مختلف را از نظر امنیتی به دنبال دارد. امنیت اطلاعات و همچنین کنترل دسترسی کاربران و ارتباط با سایر بخش‌های سازمان، از طریق این سیستم انجام می‌شود. همچنین ویژگی تعریف فرم‌های متنوع و ارجاع آن به مدیریت نیز در این سیستم ها وجود دارد. این ابزار مؤثر همانند نرم افزار BPMS ابزار مؤثری برای مدیریت فرایند‌های سازمان به شمار می آید.
برای آشنایی با مفهوم BPMS ، توصیه می کنیم مقاله نگاهی کلی به مفهوم BPMS و مزایای آن را مطالعه نمائید.
هر نرم افزار اتوماسیون اداری باید شامل چندین ویژگی باشد. ویژگی ها عبارتند از:
- کاربری آسان و کاربرپسند بودن
- امکان ایجاد چارت و پست سازمانی
- قابلیت گزارش گیری
- افزایش نظم سازمانی و سرعت جستجوی نامه ها و اسناد
- امکان ایجاد و طراحی فرم ها و پروژه های مختلف
- قابلیت مدیریت حجم داده‌ها
- قابلیت سرچ کردن و فیلترنویسی و دسترسی به اطلاعات خاص مورد نظر
- استفاده در هر زمان و هر مکان
برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری و اینکه چه تفاوت‌هایی با BPMS دارد پیشنهاد می کنیم مقاله اتوماسیون اداری چیست؟چه تفاوتی با BPMS دارد؟ را مطالعه نمایید.
کلام آخر:
لازمه هر سازمانی داشتن یک نرم افزار اتوماسیون اداری است اما داشتن یک نرم افزار به تنهایی راه حل تمام مشکلات در سازمان نخواهد بود. برای بهبود بخشیدن به روند اداری لازم است علاوه بر انتخاب و خرید یک نرم افزار خوب، از قابلیت ها و ویژگی های آن نیز اطلاع داشته و آموزش استفاده از آن را به کارکنان خود بدهید و اطمینان حاصل کنید تا از بروز هزینه های اضافی پیشگیری نمایید. اما استفاده از این سیستم ها نیز مانند سایر تکنولوژی ها مزایا و معایبی دارد که با بهره مندی حداکثری از مزایای آن باید درصدد کنترل و کاهش معایب آن برآیید.