چرا مدیریت پروژه ی سورن ؟

چرا مدیریت پروژه ی سورن

همه می دانیم که برای مدیریت پروژه نرم افزارهای مطرحی توسط غول های نرم افزاری دنیا تولید شده است. نرم افزارهایی که تمامی جوانب مدیریت و کنترل یک پروژه را به بهترین نحوه پوشش می دهند. با این شرایط شاید اینکه نیازی به یک نرم افزار فارسی و ایرانی نیست نتیجه ای منطقی باشد. اما ما در تیم طراحی سورن رایا به نتیجه ی دیگری رسیدیم. اینکه ادغام یک سیستم مدیریت پروژه ی ساده در یک اتوماسیون اداری می تواند برای خیلی از کسب و کارها جذاب باشد. در این مطلب می خواهیم به پاسخ این سوال بپردازیم که چرا مدیریت پروژه ی سورن رایا برای خیلی از سازمان ها انتخاب مناسبی است. لطفا تا پایان این مطلب با ما همراه باشید تا چند ویژگی مهم مدیریت پروژه ی سورن را با هم مرور کنیم.

تعریف سه سطحی و ساده ی ساختار پروژه

در اکثر نرم افزارهای مدیریت پروژه شاید مهم ترین بخش نحوه ی تعریف ساختار یک پروژه باشد. در مدیریت پروژه ی سورن رایا سعی کرده ایم ساختار پروژه را به نوعی استاندارد کنیم. این استاندارد سازی به نوعی انجام شده که محدودیتی در سطح بندی ایجاد نکند و در عین حال ساده و قابل فهم باشد. از آنجا که مدیریت پروژه ی سورن در واقع  امکان مدیریت فعالیت (Task) های کارکنان را نیز فراهم می کند در این ساختار به نوعی تعریف پروژه و تعریف فعالیت(Task) در هم ادغام شده و شما با یک ساختار سه سطحی (پروژه، مرحله، فعالیت) مواجه هستید. البته با تعریف مراحل تو در تو یا پروژه های زیر مجموعه عملا محدودیتی در تعداد سطوح پروژه نیست و این سه سطحی بودن ساختار یک ترفند مفهومی است.

کنترل زمانی روی فعالیت ها در میزکار

هر گاه فعالیتی برای یکی از کاربران سازمان تعریف می کنید، کاربر آن فعالیت را در صف کاری خود در صفحه ی اصلی مشاهده می کند. با نزدیک شدن به زمان تحویل و در فاصله ی سه روز مانده به تحویل، رنگ فعالیت درجدول زرد می شود تا کاربر متوجه شود که فرصتش رو به اتمام است. با عبور از زمان تحویل رنگ فعالیت قرمز می شود تا به کاربر هشدار دهد شاخص عملکرد وی در آن فعالیت منفی شده است و به این شکل سعی می شود کاربر نسبت به زمان تحویل فعالیت حساس شود. در واقع این تغییر رنگ ها به منزله ی یک هشدار برای کاربر خواهد بود تا تلاش کند فعالیت تعریف شده را در زمان مشخص شده انجام دهد.


گره زدن کنترل پروژه به عملکرد کارکنان

یکی از شاخص های مهم در ارزیابی عملکرد کارکنان پایبند بودن آنها به زمان های تحویل (Dead Line) های تعریف شده است. از طرفی کنترل زمانی پروژه یکی از مهم ترین اهداف در کنترل پروژه است. در مدیریت پروژه ی سورن رایا علاوه بر آلارم هایی که برای زمان بندی فعالیت ها به کاربران داده می شود، یک شاخص مهم به نام انحراف از عملکرد در گزارش عملکرد کارکنان ارائه می شود که مشخص می کند هر کاربر چقدر به زمان بندی های تعریف شده در تحویل فعالیت ها پایبند بوده است. علاوه بر این نرم افزار می تواند گزارش عملکرد کارکنان را بر مبنای پروژه ها، مراحل یا فعالیت ها به ازای هر کاربر ارائه نماید. در واقع این گزارش به روشنی عملکرد هر کاربر را به تفکیک هر پروژه و اجزای آن نمایش می دهد.

استفاده از سیستم تاریخ فارسی

در مدیریت پروژه با کمک دفتر کار سورن همه ی تاریخ های مربوط به پروژه، مراحل و فعالیت ها در قالب هجری شمسی تعریف می شوند و همه ی هشدارها و کنترل های سیستم روی همین تاریخ های فارسی صورت می گیرد. این موضوع شاید برای کاربران اتوماسیون های اداری امری بدیهی باشد ولی برای کسانی که به طور حرفه ای با نرم افزار های مدیریت پروژه کار کرده باشند و طعم کار با نرم افزارهایی مثل MSP یا Primavera را کشیده باشند موهبت بزرگی محسوب می شود. چون نیازی به نصب افزونه های پشتیبانی از تاریخ فارسی نیست یا وارد کردن تاریخ های پروژه به صورت میلادی نیست.


اتصال به اتوماسیون اداری

اینکه در نرم افزار دفتر کار سورن امکانات مدیریت پروژه، کارتابل، میزکار و مدیریت اسناد در یک فضا تجمیع شده اند عملا قابلیت های مدیریت پروژه با این سیستم را به طور چشمگیری افزایش می دهد. شما می توانید برای یک پروژه یک پرونده اداری ویژه باز کنید، یک پرونده بایگانی ویژه در نظر بگیرید، فرآیند های کاری تعریف کنید و فرم های مربوطه را در این فرآیندها به جریان بیاندازید. همچنین می توانید فرم های اداری مربوط به گزارش عملکرد روزانه ی کارکنان در موضوع یک پروژه و زیر مجموعه های آن را دریافت کنید. یا اینکه نامه های اداری در موضوع یک پروژه را به طور جداگانه دسته بندی و سازماندهی کنید و در نهایت اینکه می توانید به گزارشات متنوعی در مورد پروژه و اجزای آن دسترسی داشته باشید.

اتصال به نرم افزار مدیریت مالی

با اتصال مدیریت پروژه ی سورن به نرم افزار مدیریت مالی شما می توانید برای یک پروژه یک ساختار مالی مستقل تعریف کنید. این امکان قطعا در سطح حرفه ای نیازهای شما را در کنترل مالی پروژه برطرف خواهد کرد. به طور خاص و ویژه این سامانه امکانات خوبی در زمینه کنترل درآمد ها و هزینه های پروژه برای شما ایجاد می کند. در این حالت تمام تراکنش های مالی شما در نرم افزارهای فروشگاه و حسابداری می توانند به ساختار پروژه متصل شوند و شما در گزارش گیری هامی توانید از همه ی تراکنش های مالی مربوط به پروژه گزارش گیری داشته باشید.