دفتر کار سورن در واقع یک نرم افزار اتوماسیون فرآیند است که به شما کمک می کند تا همه ی امور مربوط به مدیریت شرکت یا دفترکارتان، از گردش نامه ها و فرم ها تا مدیریت پروژه های سازمان و فعالیت های کارکنان را به سادگی انجام دهید. در طراحی این نرم افزار سعی شده در عین حال که امکانات مهمی برای مدیریت سازمان در اختیار شما قرار می گیرد، اتوماسیون فرآیندی راحت و ساده باشد. برای همین شاید دفتر کار سورن مثل سیستم های مشابه یک فضای پر از امکانات و کلیدهای متنوع نیست اما زمانی که به مرور درگیر کار با این سیستم شوید متوجه می شوید که امکانات کاربردی و قابل توجهی در اختیار شما قرار داده است. امکانات این اتوماسیون فرآیند را می توان در سه بخش کلی دسته بندی کرد. بخش اول امکانات مربوط به تنظیمات و تعاریف پایه سازمان شماست. مواردی مثل تعریف چارت سازمانی، تعریف کاربران، تعریف فرآیند ها و خدمات سازمان در این دسته قرار می گیرند. با استفاده از امکانات این بخش شما در واقع می توانید سازمان خود را ایجاد و تعریف کنید. به طور طبیعی شما برای شروع کار با نرم افزار اتوماسیون فرآیند دفترکار، اول باید این موارد را ایجاد کنید. بخش فرآیندها شاید مهم ترین و پیچیده ترین بخش در این دسته باشه که تعریف صحیح آن در کیفیت اجرای نرم افزار بیشترین تاثیر را دارد. دسته دوم امکانات مربوط به سیستم کارتابل و گردشکار شماست. با استفاده از این امکانات شما می توانید کارتابل خود را بررسی و پیگیری کنید، مکاتبات خود را در سازمان به گردش درآورید یا اینکه فرم های اداری را ایجاد کرده و طبق فرآیندهای تعریف شده آنها را در سازمان به گردش درآورید. اتوماسیون فرآیند دفتر کار سورن در حال حاضر از چندین فرم استاندارد پشتیبانی می کند که در آینده تعداد این فرم های تعبیه شده در سیستم بیشتر هم خواهد شد. مواردی مثل فرم های مرخصی و ماموریت، درخواست کالا و فروش خدمت از مهمترین این فرم ها هستند. دسته سوم امکانات مربوط به مدیریت پروژه و واگذاری کار به کارکنان است. در این نرم افزار شما می توانید پروژه های خود را در یک چارچوب سه سطحی ثبت کرده و سپس مراحل اجرای آنها را پیگیری کنید. در سطح آخر ساختار پروژه ی دفتر کار سورن فعالیت های کارکنان قرار دارد. به این معنی که شما می توانید طبق ساختار پروژه فعالیت هایی را برای کارکنان سازمان تعریف کنید و در واقع زمان آنها را مدیریت کنید. سیستم طبق زمانبندی شما هشدارهایی را به کارکنان می دهد تا فعالیت های تعریف شده را در زمان های تعریف شده شما انجام دهند. ضمن اینکه گزارشات عملکردی کارکنان با استفاده از شاخص انحراف از عملکرد، وضعیت عملکردی کارکنان را برای شما مشخص می کند. علاوه بر موارد ذکر شده در بخش گزارشات این نرم افزار سعی شده گزارشات کاربردی ارائه شود. گزارشاتی که مدام در حال ارتقا کمی و کیفی هستند.

در ادامه ی این متن برای آشنایی بیشتر شما با اتوماسیون فرآیند دفتر کار سورن برخی از مهمترین امکانات این نرم افزار نام برده شده است :

• ·تعریف چارت سازمانی
• تعریف کاربران
• تعریف فرآیندها
• تعیین جانشین برای کارکنان سازمان
• موتور گردشکار (میزکار)
• تنظیم و ارسال نامه
• ثبت فرم های اداری(مرخصی، ماموریت ..)، گزارش روزانه کارکنان، درخواست کالا، فروش خدمت و ..
• رهگیری فرم ها
• تعریف پروژه در ساختار سه سطحی پروژه ، مراحل و فعالیت
• واگذاری فعالیت ها به کارکنان
• گزارش عملکرد کارکنان
• گزارشات فرم ها
• خروجی اکسل از گزارشات
• و …