چرا اتوماسیون اداری سورن
سیستم های اتوماسیون اداری سالهاست که به سازمان های متوسط و بزرگ راه پیدا کرده اند و بخش مهمی از این سازمان ها شده اند. اما سازمان ها و کسب و کارهای کوچکتر علیرغم نیاز ذاتی کمتر به سمت این سیستم ها رفته اند. شاید یکی از مهمترین دلایلش پیچیدگی و قیمت بالای این سیستم ها باشد. اتوماسیون اداری سورن هر دو مشکل را یک جا برای شما حل کرده است. از طرفی ما برای سازمان های متوسط و بزرگ هم غافلگیری های جذابی را کنار گذاشته ایم. در این مطلب می خواهیم به پاسخ این سوال بپردازیم که چرا اتوماسیون اداری سورن رایا برای همه ی انواع کسب و کارها در هر اندازه و مقیاسی بهترین انتخاب است. لطفا تا پایان این مطلب با ما همراه باشید تا چند ویژگی مهم اتوماسیون اداری سورن را با هم مرور کنیم.
سادگی و راحتی تنظیم نامه
همه ی کسانی که نرم افزارهای سورن رایا را تجربه کرده اند تاکید دارند که کار کردن با این نرم افزارها ساده و راحت است. سادگی بخش مهمی از اصول طراحی ما است. بخش تنظیم نامه در کارتابل اداری سورن به دور از پیچیدگی های معمول سایر نرم افزارهای مکاتبات اداری طراحی شده است. به طوری که فرآیند تنظیم متن نامه و شکل گیری اجزای مرتبط آن به طور نیمه خودکار و به سرعت انجام می شود. شما با وارد کردن متن نامه و چند کلیک ساده فقط گیرندگان، رونوشت ها و پیوست ها را مشخص می کنید و سپس متن نهائی نامه در اختیار شما قرار می گیرد و آماده ی ارسال خواهد بود.
رهگیری سریع
بخش رهگیری در میزکار سورن به شما این امکان را می دهد که مسیر طی شده توسط هر فرم یا نامه را بررسی کنید و پیگیری کنید که فرم یا نامه ی مد نظر شما الآن دقیقا کجا قرار دارد. همچنین کاربران در هر فرآیندی می توانند در حین ارجاع نامه یا فرم، متنی را به عنوان پاراف ذیل نامه یا فرم بنویسند که همه ی این پاراف ها در بخش رهگیری قابل مشاهده است. البته طبیعتا در مواردی که ارجاعات مخفی باشند این یادداشت ها قابل مشاهده نیست. شما با امکان رهگیری در واقع می توانید از نتیجه ی ارجاعات خود مطلع شوید.
سیستم دبیرخانه خودکار
سیستم دبیرخانه ی اتوماسیون اداری سورن به شما این امکان را می دهد که در هر یک از مراحل تنظیم نامه با انتخاب پرونده مرتبط شماره نامه را مشخص نمائید. در واقع انتخاب پرونده مرتبط باعث اختصاص شماره نامه به صورت سیستمی می شود. البته این امکان به معنای کنار گذاشتن شماره دهی دستی به نامه ها نیست و دبیرخانه ی سازمان شما می تواند شماره مد نظر خود را به صورت دستی نیز به هر نامه تخصیص دهد. ولی استفاده از سیستم دبیرخانه ی خودکار اتوماسیون اداری سورن شما را از بسیاری کنترل ها بی نیاز کرده و سرعت ثبت و گزارش گیری دبیرخانه ی سازمان شما را بالا می برد.
امکان مکاتبه با سایر سازمان ها یا مشتریان
به عنوان یک ویژگی انحصاری و خاص اتوماسیون اداری سورن این امکان را به شما می دهد که بتوانید با سایر اشخاص حقیقی یا حقوقی که به نوعی مخاطب شما هستند مکاتبه ی رسمی در قالب نامه داشته باشید. کافی ست از آنها بخواهید یک حساب کاربری در سامانه ی اتوماسیون سورن ایجاد کنند. شما می توانید با استفاده از امکان ارسال نامه های بین سازمانی که در دفتر کار سورن پیش بینی شده با شرکت ها یا مجموعه های دیگر مکاتبه داشته باشید. البته شاید در شرایط فعلی که پیام رسان ها به دنیای ارتباطات حاکم هستند این کار از نظر شما کمی عجیب به نظر برسد ولی اگر به ضرورت های مکاتبه ی رسمی در فضای کسب و کار معتقد باشید قطعا ضرورت چنین امکانی را می پذیرید.
الصاق پیوست به نامه در حالت تجمیع با DMS
الصاق پیوست به نامه در اتوماسیون اداری سورن یک امکان معمولی نیست. در صورتی که دسترسی حرفه ای برای شما باز باشد می توانید با استفاده از امکانات تعبیه شده در مدیریت اسناد سورن هر نوع فایل اعم از عکس، صوت، سند یا ویدئو را به نامه ی خود پیوست کنید ولی این همه ی ماجرا نیست. شما می توانید فایلی که قبلا در یک نامه یا فرم بارگزاری شده را مجدد به یک نامه ی دیگر پیوست کنید. می توانید به جای یک فایل یک مجموعه فایل را پیوست کنید. می توانید نامه را به یک پرونده در بایگانی یا دبیرخانه ی سازمان مرتبط کنید. علاوه بر اینها می توانید به غیر از پیوست فایل به یک نامه آن را همزمان به یک پرونده در بایگانی شرکت نیز اضافه کنید. همچنین می توانید برای هر پیوست یادداشتی بنویسید که بیانگر توضیحاتی درباره آن فایل باشد. تجمیع امکانات مدیریت اسناد سورن با اتوماسیون اداری در بخش نامه امکانات بسیار کاربردی را در اختیار شما قرار می دهد.