زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

شما هم از آن دسته افرادی هستید که مشتاق رقابت در کسب و کار هستید؟ اگر دنبال کلید اصلی موفقیت در فضای رقابتی کسب و کار می گردید تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید چون یک جواب غافلگیر کننده برایتان داریم.

مدیران سنتی معمولا نسبت به رقابت در بازار دیدگاه سنتی دارند. آنها استراتژی های کلیدی در این زمینه را بیشتر در واحد بازرگانی خود جستجو می کنند. در مواردی مثل روش های تبلیغات و بازاریابی. اما برای رقابتی شدن باید همه ی اجزای سازمان تغییر کند. بنابراین پاسخ را نه در واحد بازرگانی که در جای دیگری باید جستجو کرد. جایی که نام آن را مدیریت فرآیندهای سازمان گذاشته اند.

BPMS یک ابزار کاربردی و غیر قابل چشم پوشی برای مدیریت فرآیندهای سازمان است. امیدواریم با مطالعه این مقاله در انتها بتوانید به راه کاری درست برای حفظ  کسب و کار خود در بازار رقابتی امروز دست پیدا کنید. اما قبل از ورود به بحث باید با مفهوم BPMS آشنا شوید:

BPMS مخفف (Business Process Management System) به معنی “نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار” و یا “سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار” است. در دنیای امروز سازمان ها برای اینکه پایدار بمانند باید کارآمد باشند تا بتوانند از رقبای خود پیشی بگیرند. BPMS به اجرای متد مدیریت برای بهبود فرآیندهای کسب و کار کمک می کند.

برای درک بهتر مطالب پیشنهاد می شود در ابتدا مقاله مدیریت فرآیند کسب و کار  را مطالعه نمائید.

اولین کار برای اینکه یک کسب و کار در میان بازار رقابتی و رقبا باقی بماند این است که باید به طور مداوم فرآیندهای سازمان خود را بهبود بخشد و این کار به کمک BPMS امکان پذیر است. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به کسب و کار شما کمک می کند تا انعطاف پذیری بیشتری نسبت به تغییرات در بازار رقابتی داشته باشید.

بسیاری از مدیران بر این باور هستند که BPMS برای پروژه های بزرگ کاربردی است و در نتیجه تهیه آن برای سازمان خود هزینه ای غیر ضروری و اضافه است. در صورتی که این باور کاملا غلط است. زیرا این سیستم برای پروژه های کوچک نیز کاربردی است. به عبارتی نرم افزار BPMS به شما این امکان را می دهد که فرآیندهای سازمان خود را طراحی و مدل سازی، ایجاد، ویرایش و اجرا کنید و در نهایت کارایی و اثربخشی فرآیندها را بررسی کنید و در صورت نیاز تغییرات لازم را اعمال نمائید.

اما سوال اینجاست BPMS چگونه کار می کند؟ نحوه استقرار BPMS در سازمان به چه صورت است؟ و روند کار آن به چه صورت خواهد بود؟

برای استقرار این سیستم در سازمان لازم است چندین گام مهم طی شود. در واقع این فعالیت ها باید از قبل از پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند شروع می شوند و در ادامه BPMS را در سازمان عملیاتی می کنند. گام هایی که باید طی شوند به ترتیب زیر خواهند بود :

• تعیین نیازها و اهداف سازمان: در اولین گام باید نیازها، اهداف، استراتژی ها و خروجی های مورد نظر را شناسایی و مشخص کنید.
• انتخاب BPMS مناسب: در گام بعدی باید با توجه به حجم، پیچیدگی، قابلیت پشتیبانی، قابلیت گسترش، توانایی تطبیق و نیازهای خود یک سیستم BPMS مناسب را از میان موارد موجود در بازار انتخاب کرد.
• زیرساخت فناوری: در این گام باید زیرساخت های مناسب جهت نصب و راه اندازی سیستم انتخاب شده را فراهم کنید. زیر ساخت ها شامل سرور، شبکه، پایگاه داده، نرم افزارهای مورد نیاز و … می باشد.
• آموزش کارکنان: در این گام باید کارکنان سازمان را با مفاهیم، اصول و قواعد BPM و  BPMS آشنا نمود و مهارت های لازم را برای استفاده از سیستم تهیه شده به آن ها آموزش داد که این دوره ها می تواند شامل دوره های تئوری، کارگاهی، عملی و … باشد.
• پیاده سازی و اجرا: در این گام باید فرآیندهای خود را با استفاده از سیستم BPMS راه اندازی شده، طراحی، مدلسازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی نمود. .. این روند پیاده سازی می تواند به صورت یکجا و یا تدریجی اتفاق بیفتد.
• ارزیابی مستمر: در گام نهایی باید عملکرد فرآیندها را با توجه به داده های بدست آمده از سیستم ارزیابی نمود و نقاط و ضعف را شناسایی کرد و به بهبود فرآیندها پرداخت.

در واقع روند کلی این فرآیند بدین صورت است که یک گام به عقب بر می دارد و ابتدا فرآیندها را به طور کلی و جداگانه بررسی می‌کند.  با این اقدام در مرحله ی اول یک دید گسترده نسبت به وضعیت سازمان در اختیار شما قرار می‌گیرد. در ادامه با تجزیه و تحلیل فرآیندهای سازمان و شناسایی روش هایی جهت بهبود آن‌ها، به پیشرفت و کارآمدتر شدن سازمان کمک می شود. پس از طی این مرحله نوبت به انتخاب یک سیستم BPMS مناسب و پیاده سازی آن در سازمان می رسد. همزمان با انجام فعالیت های زیرساختی می توان تیمی را مامور بازطراحی فرآیندهای سازمان کرد و فرآیند های بهینه شده را برای اجرا در سیستم جدید آماده نمود. بی تردید در ادامه انجام فعالیت های مربوط به آموزش کارکنان نقش بسیار مهمی در پیاده سازی دقیق سیستم خواهد شد.

با طی شدن مراحل فوق می توانید انتظار داشته باشید به مرور تمام اجزا و ارکان سازمان دچار تحول شوند و آثار مثبت پیاده سازی BPMS به زودی در همه ی ابعاد کسب و کار شما نمایان خواهد شد. به عبارت دیگر یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، تمام فعالیت‌هایی که کارکنان به صورت روزانه در سازمان برای رسیدن به اهداف تعیین شده انجام می دهند را در بر می گیرد. این سیستم مواردی که منجر به از دست رفتن سرمایه و زمان می شود را شناسایی کرده و به دنبال راهی برای رفع آنها می گردد. علاوه بر این، BPMS مزایای فراوان دیگری نیز برای سازمان به همراه دارد. از جمله:

• برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی: به کمک این سیستم وظایف و ترتیب فرآیندها به طور دقیق و کامل مشخص می شود و هر کس از نقش خود به درستی آگاهی دارد.
• استفاده موثر از منابع: برای دستیابی به نتیجه مطلوب باید از منابع به صورت بهینه استفاده کرد. این سیستم با به کارگیری درست مهارت ها و قابلیت ها و تخصیص وظایف متناسب با مهارت های هر شخص، به بهبود روند فرآیندهای سازمان کمک می کند.
• ایجاد سازمانی چابک: این سیستم با ایجاد انعطاف پذیری در برابر تغییر و اصلاح، چابکی را در سازمان تقویت نموده و با نظارت مستمر بر فرآیندهای سازمان، در صورت نیاز تغییرات لازم را اعمال می کند.
• سهولت در ثبت سفارشات: گاهی اوقات هنگام ثبت سفارشات ممکن است جزئیاتی در طول فرآیند ثبت از دست برود که با این سیستم دیگر چنین اتفاقی رخ نمی دهد. وجود این سیستم باعث می شود مطمئن شوید کل فرآیند بدون مشکل انجام شده است.
• افزایش کارآیی: فرض کنید در یک بیمارستان فرآیند پذیرش بیمار شامل چندین مرحله است: تکمیل اطلاعات بیمار، ثبت پرونده پزشکی، جزئیات بیمه درمانی و تخصیص اتاق به بیمار. هر یک از بخش ها هزینه جداگانه ای دارد، از بخش پرستاری تا جراحی، خدمات و.. …سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار موجب می شود جزئیات در هیچ مرحله ای از قلم نیفتد. در این صورت کارایی افزایش می یابد، به بهترین نحو به بیمار رسیدگی می‌شود و بیمار تنش و استرس کمتری را تجربه می‌کند.
• کاهش خطاها: اگر فرآیندهای در حال انجام در هر مرحله مسئول مشخصی نداشته باشد، احتمال بروز خطا افزایش پیدا می‌کند. اما با وجود سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار مناسب، امکان بروز خطا تا حد قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند. افراد در هر مرحله از فرآیند نسبت به وظایفشان به خوبی مطلع هستند و می دانند که اگر خطایی رخ دهد، با منابع موجود قابل ردیابی است.
• حفظ و امنیت داده ها: با سیستمی شدن مدیریت فرآیندهای کسب و کار، سطح بالایی از دقت و امنیت داده‌ها را در سازمان تجربه خواهید کرد زیرا دچار خطای انسانی نشده و سیستم دارای دقت بالا و خطای کمتری است.
• افزایش سودآوری: سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار(BPMS) با حذف عملیات ناکارآمد، فرآیندها را بهبود می‌بخشد و در نتیجه سودآوری سازمان بیشتر می شود.

اما نوبتی هم باشد نوبت معایب این سیستم است. طبیعتا هر سیستم و تکنولوژی در کنار مزایایی که دارد معایب و مشکلاتی نیز به همراه دارد. بنابراین در هنگام انتخاب و پیاده سازی باید دقت داشته باشید که آیا مزایایی که برای سازمان به ارمغان می آورد به معایبی که به همراه دارد می ارزد یا خیر؟

در ادامه معایب سیستم BPM و راه حل ها برای رفع آنها را شرح خواهیم داد:

• سرمایه گذاری اولیه: یکی از معایب BPMS ، سنگین بودن سرمایه‌گذاری اولیه جهت پیاده‌سازی این سیستم برای بسیاری از مشاغل کوچک است. همچنین طراحی، اجرا و نگهداری یک BPMS می‌تواند بسیار هزینه‌بر باشد.
• پیچیدگی و طراحی دوباره: از دیگر معایب BPMS، پیچیدگی و طراحی دوباره‌ ی تمام فرآیندهای سازمان است که نیازمند صرف زمان و تلاش بسیاری می باشد.

اما معایب بیان شده برای BPMS راه حل دارد که در ادامه به آن می پردازیم.

ما می دانیم که سیستم های BPM برای تمامی مشاغل ضروری و کاربردی است. زیرا هر سازمانی فارغ از کوچک یا بزرگ بودن آن متشکل از مجموعه ای از فرآیند هاست که این فرآیند ها در کنار هم سازمان شما را می سازد، اما راه حل برای سرمایه گذاری و هزینه اولیه ای که ممکن است برای راه اندازی BPMS در سازمان متحمل شوید  به شرح زیر است:

• اولا می توانید با استفاده از نیروهای داخلی خود اقدام به انجام پروژه مدیریت فرآیند نمائید. در نتیجه هزینه های این بخش را به شدت کاهش دهید.
• ثانیا برای شروع کار از نرم افزارهای رایگان و با کیفیت موجود در این حوزه استفاده کنید. با این کار هزینه های خود را تا حد قابل توجهی کاهش دهید.

پس در واقع انتخاب صحیح مدیریت فرآیند نه تنها هزینه زا نخواهد بود، بلکه باعث افزایش سودآوری شما نیز خواهد شد.

برای دومین عیب BPMS، یعنی پیچیدگی و طراحی مجدد تمام فرآیندها بهتر است بدانید که یک اقدام اصلاحی، سریع و راحت و با هزینه کمتری اجرا می گردد. به عبارتی مدیران باید به طور مداوم عملکرد سیستم خود را بررسی و نظارت کنند. به محض بروز مشکل و یا تشخیص، اقدام به طراحی و رفع مشکل نمایند تا مجبور نشوند که تمام فرآیندهای سازمان خود را مجدد طراحی نمایند.

در نهایت با توجه به بیان مزایا و معایبی که بیان شد هرچند ممکن است هزینه راه اندازی برای کسب و کارهای کوچک تا حدی سنگین باشد که البته راه حل برطرف کردن این موضوع بیان شد و یا طراحی دوباره فرآیندها کمی پیچیده و زمان بر باشد اما معمولا مزایای بی شماری که این سیستم برای سازمان به ارمغان می آورد نظیر حفظ و امنیت اطلاعات، افزایش بهره وری و سودآوری، کاهش خطاها، ایجاد سازمانی منعطف و… باعث می شود سازمان ها از معایب بسیار کمی که ممکن است برای آنها داشته باشد چشم پوشی کرده و این سیستم را برای کسب و کار خود راه اندازی کنند. به عبارتی کفه ترازوی مزایای سیستم BPMS بر معایب ناچیز آن سنگینی کرده. مدیران سازمان ها مطمئن هستند با راه اندازی این سیستم و بعد از گذشت زمان کوتاهی اثربخشی آن را در فرآیندهای خود مشاهده می کنند. 

 برای آشنایی بیشتر با سیستم مدیریت فرآیند پیشنهاد می کنیم مقاله ی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟BPMS را مطالعه نمایید.

حالا اگر تصمیم به تهیه و خرید یک سیستم BPMS برای سازمان خود را دارید باید چند معیار را جهت خرید در نظر داشته باشید:

• نیازها و اهداف سازمان خود: باید سیستمی که می خواهید تهیه کنید متناسب با نیازها و اهداف سازمان شما باشد و بتواند آن ها را برآورده سازد.
• ویژگی ها و امکانات سیستم BPMS: سیستم مورد نظر شما باید دارای ویژگی هایی باید که بتواند به مدیریت فرآیندهای شما کمک کند.

هزینه و بازدهی سیستم BPMS: قبل از خرید باید هزینه خرید و نصب و راه اندازی سیستم را به طور دقیق برآورد کنید و همچنین باید بازدهی آن را نیز محاسبه نمائید. منظور از بازدهی صرفه‌جویی در زمان، هزینه و منابع و  افزایش رضایت مشتریان، افزایش خلاقیت و همچنین افزایش رقابت پذیری می باشد.

کلام آخر:

در این مقاله با مفهوم BPMS آشنا شدید. حال می دانید که یک سازمان برای پیشتاز بودن در بازار رقابتی امروز، باید از منابع خود به درستی بهره گیرد و مدام در حال نظارت و بررسی و بهبود فرآیند های در حال اجرا باشد. یک کسب و کار برای رسیدن به سازمانی پیشتاز می تواند از سیستم های BPM استفاده نماید تا اثربخشی و سودآوری سازمان خود را افزایش داده و همچنین از اتلاف وقت و هزینه اضافه جلوگیری نماید. همچنین در ادامه مزایا و معایبی که ممکن است سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای سازمان و کسب و کار شما داشته باشد، بیان شد. در نهایت شما با تمام جوانب این سیستم به درستی آشنا شدید. امیدوارم مطالب برای شما مفید واقع شده باشد و کمکی در جهت تصمیم گیری صحیح به شما کرده باشد.