زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

شاید شما هم از آن دسته افرادی هستید که وقتی در محیط کار از شما بخواهند یک گزارش تهیه کنید زیر لب با خودتان می گویید باز هم کاغذ بازی شروع شد!! ولی واقعیت این است که هر کاغذ بازی هم بد نیست. بعضی کاغذ ها برای پیشرفت سازمان ها خیلی کلیدی هستند. گزارشات سازمانی نمونه ی بارز این دسته از کاغذهای مفید هستند. تاریخ کسب و کارها پر از همین گزارش های کاغذی یک صفحه ای است که مسیر یک کسب و کار را تغییر داده اند.

پس لازم است قبل از اینکه با گزارش نویسی در سازمان آشنا شویم لزوم تهیه گزارش در سازمان را بدانیم.

شما در کسب و کار خود بعد از گذشت زمان کوتاهی از آغاز فعالیت، نیاز دارید مواردی را مشاهده و بررسی کنید. مواردی مانند این که:

کارمندان شما چگونه فعالیت های واگذار شده را انجام داده اند؟

آیا سازمان شما سوددهی داشته است؟به چه میزان؟

آیا سازمان شما زیان ده بوده؟ به چه میزان؟

کسب و کار شما به چه میزان به هدف تعیین شده نزدیک شده است؟

و….

پس ضرورت تهیه گزارش این است که باید بدانید سازمان شما در چه نقطه ای است. گاهی ممکن است مشتریان یا ذی نفعان شما گزارشی از وضعیت کاری و سازمان شما بخواهند و شما برای ارائه وضعیت نیاز به تهیه گزارش دارید.

دلیل دیگری که ضرورت تهیه گزارش را توضیح می دهد، تصمیم گیری های شما به عنوان یک مدیر است. شما برای برنامه ریزی و تصمیم گیری نیاز دارید گزارشی از وضعیت کسب و کار خود در دست داشته باشید تا با توجه به پیشرفت کارها، نقاط قوت و ضعف سازمان، بهره وری کارکنان و …. برنامه ریزی مناسب و تصمیم گیری درست را انجام دهید.

در ادامه به توضیح گزارش سازمانی و انواع آن می پردازیم.

گزارش سازمانی چیست؟

واژه گزارش به معنی ادا کردن، اظهار کردن، خبر دادن و اطلاع دادن است. حتما در فیلم های پلیسی و اکشن این جمله را شنیدید که رئیس اداره پلیس به کارمند خود می گوید تمام اطلاعات شخص مجرم را می خواهم. رئیس برای اینکه بتواند نقشه درستی طراحی کند و مجرم را دستگیر کند باید شناختی از فرد و ویژگی های وی بدست آورد. در سازمان هم بدین صورت است که شما در جایگاه مدیر برای اتخاذ تصمیم درست نیاز به اطلاعات یا همان گزارشاتی از روند فعالیت ها و … دارید.

به عبارتی گزارش سندی است که اطلاعات مورد نظر شما به صورت منظم و دقیق توسط آن ارائه می شود. همچنین می توان گفت گزارش اطلاعاتی است که توسط رده های پایین تر در سازمان وارد سیستم شده و رده های بالاتر از آن ها جهت اتخاذ تصمیمات استفاده می کنند.

به طور کلی 2 نوع گزارش وجود دارد. گزارشات درون سازمانی و گزارشات برون سازمانی

گزارش درون سازمانی

گزارش درون سازمانی همانطور که از نامش پیداست برای استفاده افراد درون سازمان و کسب و کار شما تهیه می شود و کاربرد دارد. این گزارش تقریبا ماهی 1 بار تهیه می شود و روند اجرای فعالیت ها و اهداف سازمان و عملکرد سازمان و … را نشان می دهد. گزارش درون سازمانی نباید به خارج از سازمان درج کند و به عبارتی محرمانه است. گزارش های درون سازمانی شامل گزارش خرید، فروش، موجودی کالا، فعالیت های کارکنان و …. است.

گزارش برون سازمانی

گزارش برون سازمانی هم همانطور که از نامش پیداست جهت استفاده افراد خارج از سازمان تهیه می شود. این نوع گزارش شامل جزئیات اطلاعات سازمان نمی شود. این گزارش معمولا شامل گزارش سود و زیان، ترازنامه و … است و مورد استفاده دولت، بانک ها، سهامداران شما و … قرار می گیرد.

بعد از آشنایی با گزارش و انواع آن، کم کم باید وارد بخش های مهم تر این مقاله شویم. اجازه بدهید در این بخش ابتدا نگاهی به نقش نرم افزارها در تهیه گزارشات سازمانی داشته باشیم.

در گذشته روند تهیه و ارائه گزارش دستی بوده و افراد باید زمان زیادی صرف جمع آوری اطلاعات به صورت روزانه می کردند و این اطلاعات را دسته بندی و مرتب می نمودند تا آماده ارائه شوند و این روند وقت گیر و پیچیده برای هر گزارشی تکرار می شد. گاها ممکن بود به دلیل زمان بر بودن تهیه گزارش، مدیران سازمان مجبور می شدند بدون گزارش به اتخاذ تصمیم بپردازند. در برخی موارد ممکن بود گزارش درخواستی آنقدر دیر آماده شود که دیگر زمان استفاده از آن گذشته باشد و کاربردی نداشته باشد. بنابراین یک فاکتور مهم در تهیه گزارش سازمانی سرعت تهیه آن است.

می دانیم که امروزه این مشکل به کمک نرم افزارهای سازمانی حل شده است. با ارائه نرم افزارهای سازمانی، پیچیدگی و زمان بر بودن تهیه و ارائه گزارش تقریبا به طور کامل برطرف شده است. شما می توانید با تهیه یک نرم افزار کامل و کاربردی، به راحتی هر گزارشی که مدنظر داشتید را در کوتاهترین زمان و به سادگی تهیه کنید.

حالا که با ضرورت ها و انواع گزارشات سازمانی آشنا شدید بهتر است سراغ اصل مطلب برویم. اینکه یک گزارش سازمانی خوب باید چه ساختاری داشته باشد و چگونه باشد ؟

ساختار گزارش سازمانی

وقتی در سازمان از شما به عنوان یک کارشناس گزارشی خواسته می شود ممکن است شما در تهیه گزارش خیلی مستقیم و بدون رو دربایستی بخواهید سر اصل مطلب بروید و اطلاعات خواسته شده را بدون هیچ اضافه گویی بیان کنید. این روش شاید در برخی موارد مفید باشد اما به طور کلی پیشنهاد می کنیم این کار را نکنید. بیان اطلاعات بدون مقدمه های اولیه و نتیجه گیری پایانی ممکن است باعث برداشت های اشتباه شود و اثر بخشی گزارش را زیر سوال ببرد. بنابراین توصیه می کنیم در ارائه هر گزارشی به مافوق یا ذینفعان خود این ساختار ساده را در نظر بگیرید.

گزارش ها باید دارای ساختار 5 سطحی به صورت زیر باشند:

1. عنوان و خلاصه گزارش: در صفحه اول گزارش، عنوان باید به صورت شفاف بیان شده باشد و همچنین خلاصه ای از گزارش در این صفحه نوشته شود.
2. مقدمه: در این قسمت قبل از بیان اصل گزارش، مقدمه ای راجع به گزارش بیان می شود.
3. متن اصلی گزارش: در این قسمت توضیح کامل و جامعی از موضوع گزارش ارائه می شود. این متن باید شامل اطلاعات و داده ها، آمار و ارقام به صورت قابل فهم برای خواننده باشد.
4. نتیجه گیری: در این قسمت نتیجه گزارش بیان می شود و در انتها پیشنهاد و راه حل نیز ارائه می شود.
5. نویسنده گزارش: در نهایت نام نویسنده گزارش نوشته شده و فرد نویسنده گزارش تهیه شده را امضا می کند.

جهت اطلاعات و آشنایی بیشتر با گزارش نویسی پیشنهاد می کنیم مقاله  گزارش چیست + آموزش اصول گزارش نویسی و انواع آن را مطالعه نمائید.

کلام آخر

در این مقاله سعی کردیم خیلی کوتاه و کاربردی به موضوع گزارشات سازمانی بپردازیم. به ضرورت های تهیه گزارشات سازمانی اشاره کردیم، به نقش یک نرم افزار خوب در سرعت دهی به تهیه داده ها و اطلاعات مورد نیاز در گزارش نگاهی انداختیم و توضیح دادیم چگونه یک گزارش سازمانی استاندارد بسازید.

باید بدانید به طور کلی یک گزارش خوب شامل اطلاعات مهم و کاربردی برای کسب و کار شما است. شما با استفاده از اطلاعات مندرج در گزارشات درون و برون سازمانی خود می توانید به مشکلات کسب و کار خود پی برده و اقدام به رفع و یا بهتر شدن آنها نمائید و به عبارتی می توانید در بسیاری از موارد جلوی ضرر و زیان و یا فاجعه را بگیرید. همچنین با شناخت نقاط قوت می توانید به تقویت آنها و رشد بیشتر سازمان خود بپردازید.

در آینده حتما باز هم بیشتر و البته کاربردی تر به این موضوع خواهیم پرداخت. البته برای نوشته های کاربردی تر قطعا به نظرات و پیشنهادات شما نیاز داریم. پس لطفا نظرات خود را با ما در میان بگذارید.