زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

پروژه مجموعه ای از فعالیت ها است که توسط فرد یا افرادی برای رسیدن به هدف مشخصی در یک زمان مشخص انجام می گیرد.

اما کنترل پروژه فرآیندی است که به جمع‌آوری اطلاعات و مدیریت آن‌ها و سپس به تجزیه و تحلیل اطلاعات یافت شده می پردازد. کنترل پروژه به مدیر کمک می کند تا قبل از بروز مشکلات احتمالی در پروژه، آن را شناسایی کند. در این فرآیند مدیران با استفاده از ابزارهای مختلف کنترل پروژه می توانند از انحرافات پروژه خود مطلع شده تا بتوانند در صدد رفع نمودن آن‌ها برآیند.

در این مقاله به توضیح مراحل کنترل پروژه و همچنین انواع روش ها و تکنیک های کنترل پروژه پرداخته ایم تا بدین وسیله مدیران بتوانند اثربخشی بیشتری به پروژه های خود ببخشند.

مراحل کنترل پروژه

فرآیند کنترل پروژه را می توان به 3 مرحله کلی تقسیم کرد: پیشگری، تشخیص و اقدام.

پیشگیری: جمله معروفی در رابطه با پیشگیری وجود دارد که قطعا آن را شنیدید، پیشگیری بهتر از درمان است. برای پروژه نیز این جمله صادق است، شما باید برای جلوگیری از انحرافات و اختلال در روند پروژه، به شناسایی مشکلات پروژه و اعمال روش های پیشگیری، به بهبود روند پروژه کمک کنید.

تشخیص: برای بهتر طی شدن روند پروژه و موفقیت آن، باید انحرافات و مشکلات را سریع تشخیص داد و به رفع آن ها پرداخت. یکی از راه های تشخیص سریع مشکلات استفاده از نرم افزارهای کنترل پروژه است. تهیه گزارشات پیشرفت پروژه، نظارت بر پروژه و… می تواند برای تشخیص و اصلاح و رفع انحرافات کمک کننده باشد.

اقدام: مرحله بعد از تشخیص، اقدام است. شما بعد از تشخیص مشکل باید با فرآیند اصلاحی، اقدام به رفع آن نمائید. اقدامات ممکن است شامل تغییر در برنامه، افزودن منابع، تکرار مجدد مرحله، اصلاح تیم و … باشد.

با طی کردن این سه مرحله اطمینان خواهید داشت که پروژه در مسیر موفقیت پیش خواهد رفت. اما روش هایی برای کنترل روند پروژه وجود دارد که در ادامه به آن ها می پردازیم.

برای آشنایی بیشتر با کنترل پروژه و مراحل آن توصیه می کنیم مقاله کنترل پروژه چیست و چه مراحلی دارد؟ را مطالعه نمائید.

انواع روش های کنترل پروژه

ابزارهای مختلفی جهت کنترل مراحل مختلف پروژه وجود دارد که به ذکر چند مورد میپردازیم:

• گانت چارت (Gantt Chart): یک نمودار میله‌ای که نمای دیداری از کارهای مربوط به هر پروژه در طول زمان را نشان می‌دهد. به کمک این نمودار افراد سازمان می توانند تاریخ شروع، تاریخ پایان و نقاط عطف پروژه را به سادگی مشاهده کنند.

محور عمودی این نمودار شامل کارهای مربوط به پروژه و محور افقی آن، جدول زمانی مربوط به کارها است.

اطلاعاتی که از گانت چارت بدست می آید شامل موارد زیر است:

• عنوان کارها
• نام انجام دهنده
• زمان شروع
• مهلت انجام
• میزان پیشرفت
• مسیر بحرانی
• نقاط عطف

اگر در کسب و کار خود از نرم ‌افزار مدیریت پروژه ای‌ استفاده می‌کنید که قابلیت ترسیم گانت چارت را داشته باشد، با وارد نمودن پروژه‌ها در نرم‌افزار و تخصیص کارها به افراد تیم، نمودار میله ای گانت چارت به صورت اتوماتیک تشکیل می‌شود.

• مدیریت ارزش کسب‌ شده (EVM): این یک روش کارآمد در کنترل پروژه است که اطلاعاتی نظیر پیشرفت، زمان و هزینه پروژه را یکجا تجزیه و تحلیل می‌کند و نمایش می دهد. مدیران به کمک این روش می توانند عملکرد پروژه را در حین اجرا ارزیابی کنند، پیشرفت آن را مشاهده کنند و مشکلات مالی یا زمانی را شناسایی کنند.
• کنترل تغییرات: این روش برای مدیریت و کنترل تغییرات در پروژه استفاده می شود. این روش به تصویب یا رد تغییرات در پروژه می پردازد و در صورت تایید اطمینان می دهد در جهت افزایش بهره وری خواهد بود. این روش با ایجاد فرآیند دقیق و یکپارچه برای تغییرات، به اجرای بهتر پروژه کمک می‌کند. این روش برای پروژه‌های پیچیده و پر تغییر، از اهمیت بسیاری برخوردار است.
• روش مدیریت ریسک: همه پروژه ها ریسک پذیر هستن چرا که دارای پیچیدگی های زیادی برای رسیدن به منافع هستند. در این روش به شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک‌های احتمالی در طول پروژه پرداخته می شود. عملیات این روش شامل تعیین ریسک‌ها، تهیه برنامه‌هایی جهت کاهش ریسک و نظارت مداوم بر ریسک‌ها است.
• روش مسیر بحرانی (CPM): در این روش به دنبال پیدا کردن راهی جهت حداقل زمان مورد نیاز، برای به پایان رساندن پروژه هستیم.

مرحله اول: در ابتدا باید فعالیت ها را لیست کنید. به عنوان مثال پروژه ما ایجاد پکیج کامل نرم افزارهای سورن رایا است. فعالیت های این مجموعه شامل تحلیل و طراحی، کدنویسی، تست نرم افزار، تهیه محتوای آموزشی و نشر نرم افزار است.

مرحله دوم: در این مرحله باید دیاگرام شبکه ای فعالیت ها را رسم کنید و مدت زمان انجام هر کدام را در کنار آن یادداشت نمائید.

* عددها در این پروژه نشان دهنده روز است.

مرحله سوم: در مرحله بعد از ترسیم دیاگرام، تمام مسیرهای ممکن را پیدا کنید. به عنوان مثال برای پروژه ما به شرح زیر است:

مرحله چهارم: در نهایت مدت زمان شروع تا پایان هر مسیر را محاسبه کنید.

بنابر اطلاعات بالا مسیری که بیشترین زمان را برای انجام نیاز دارد مسیر بحرانی است. مسیر بحرانی مشخص کننده حداقل زمانی است که برای اتمام پروژه به آن نیاز دارید. مراحل گفته شده را می توانید در نرم افزار دفترکار سورن، بخش پروژه ها به صورت سه سطحی ایجاد نمائید: سطح اول پروژه، سطح دوم مراحل و سطح سوم فعالیت ها. البته شما در بخش مراحل می توانید چندین بخش داشته باشید و محدودیت از لحاظ تعداد سطح نخواهید داشت.

نکته ای که وجود دارد این است که هر برنامه‌ای نیاز به انعطاف پذیری دارد که در پروژه به آن شناوری گویند.

شناوری یک فعالیت بدین معناست که مدت زمان یک فعالیت می‌تواند دیرتر از زمان برنامه‌ریزی شده شروع یا دیرتر از زمان برنامه‌ریزی شده تمام شود، بدون اینکه منجر به تأخیر در فعالیت بعدی یا تأخیر در کل پروژه شود.

اما شناوری فعالیت های پروژه خود را چطور محاسبه کنیم؟

مرحله اول: مسیرهای پروژه را از بیشترین مدت زمان تا کمترین مدت زمان مرتب کنید

نکته: شناوری در مسیر بحرانی صفر است.

مرحله دوم: در این مرحله شناوری فعالیت‌های دومین مسیر طولانی (بعد از مسیر بحرانی) را پیدا کنید.

شناوری دومین مسیر، اختلاف بین مدت زمان مسیر بحرانی و این مسیر است در این مثال 1=14-15 است.

بنابراین این عدد 1 را باید به فعالیت‌هایی از مسیر دوم که با فعالیت‌های مسیر بحرانی مشترک نیستند، اختصاص دهید.

مرحله سوم: همین شناوری را برای مسیرهای دیگر نیز انجام دهید.

2=15-13

نکته: هر چه اشتراک فعالیت ‌های یک مسیر با فعالیت‌های مسیر بحرانی کمتر باشد، در برنامه‌ریزی آن مسیر انعطاف‌پذیری بیشتری وجود خواهد داشت.

از این طریق شما می توانید شناوری پروژه های خود را مشخص کنید تا با علم به این که یک فعالیت، چقدر زود می‌تواند شروع شود و چقدر دیر می‌تواند به پایان برسد، با انعطاف بیشتری، به سایر فعالیت ‌هایی که در مسیر بحرانی قرار دارند و روی زمان پروژه تأثیر می‌گذارند، زمان و منابع اختصاص دهید.

کلام آخر

در این مقاله با روش مسیر بحرانی به طور کامل و همچنین چندین روش دیگر به اختصار، آشنا شدید. برای اینکه موفقیت پروژه تضمین شده باشد باید از روش های کنترل پروژه برای کنترل زمان، منابع، ریسک و … استفاده نمائید. برای کنترل پروژه و نظارت بر عملکرد کارکنان می توانید از نرم افزار دفترکار سورن نیز استفاده نمائید. این نرم افزار دارای بخشی به نام پروژه است که می توانید از طریق این بخش به تعریف پروژه، مراحل پروژه و تخصیص فعالیت های پروژه به کارکنان بپردازید. همچنین می توانید از طریق بخش فعالیت ها بر عملکرد کارکنان و زمان انجام فعالیت ها، نظارت داشته باشید و به عبارتی پروژه را کنترل نمائید. برای مشاهده جزئیات بخش پروژه نرم افزار دفترکار سورن به بخش پروژه ها مراجعه نمائید.