زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

هر سازمانی متشکل از سلسه مراتب خاص خود است. بدین صورت که راس این سلسله مراتب مدیریت قرار دارد و به همین ترتیب هر کارمند زیر مجموعه مسئول و مدیری قرار دارد. این سلسله مراتب بدون ترسیم و نمایش چندان قابل فهم نبوده و در ذهن ماندگار نخواهد بود. به همین دلیل و برای اینکه جایگاه هر فرد به طور دقیق در سازمان مشخص باشد، مدیریت اقدام به ترسیم نموداری می کند که سلسه مراتب در آن به راحتی قابل مشاهده و درک باشد که اصولا به این نمودار چارت سازمانی گویند.

چارت سازمانی از آن دسته اسنادی است که معمولا سازمان های کوچک و متوسط تمایلی به ایجاد آن ندارند. برخی ترسیم این سند مهم را یک کاغذ بازی بی فایده می دانند و برخی هم معتقدند وجود آن به دلیل واضح کردن تمایز بین کارکنان باعث بروز اختلافاتی داخل سازمان می شود. اما باید بدانید واقعیت کاملا برعکس است. چارت سازمانی تنها سندی است که علاوه بر مشخص کردن شکل کلی ساختار سازمانی، برای همه ی کارکنان به زبان ساده مشخص می کند که دقیقا کجای سازمان قرار دارند. برای اینکه بیشتر بدانید با ما همراه شوید.

همه سازمان ها دارای چارت سازمانی مشخصی هستند و وجود چارت به مدیریت صحیح سازمان و جلوگیری از بی نظمی کمک می کند. در این مقاله در ابتدا با مفهوم چارت سازمانی آشنا می شویم و سپس به اصول طراحی آن می پردازیم.

چارت سازمانی چیست ؟

چارت سازمانی (organizational chart) یا نمودار سازمانی به نموداری گفته می شود که جایگاه مشاغل، افراد و ارتباط آن ها با یکدیگر را نمایش می دهد. هر سازمانی برای نظم بخشیدن به  واحدهای آن، مشخص بودن روابط و موقعیت های شغلی افراد نیازمند یک نمودار سازمانی است. به عبارتی چارت‌ها نشان دهنده ارتباط بین افراد در سازمان است، از مدیریت ارشد گرفته تا کارکنان عادی. همچنین به صورت ساده ارتباط طولی و عرضی بین پست های سازمانی را مشخص می‌کند.

نمودار سازمانی برای هر سازمان بزرگ و کوچکی ضروری است، اما بیشتر برای سازمان های بزرگ و با تعداد کارمندان زیاد اهمیت دارد. زیرا به مدیران کمک می کند تا بهتر بتوانند بر عملکرد کارکنانشان نظارت داشته باشند. طراحی نمودار سازمانی اهمیت و ضرورت های دیگری نیز برای سازمان به همراه دارد که در ادامه ذکر خواهیم کرد.

برای آشنایی با انواع چارت سازمانی توصیه می شود مقاله انواع چارت سازمانی را مطالعه نمائید.

به عنوان مثال چارت سازمانی یک شرکت به شرح زیر خواهد بود:

همانطور که مشاهده می کنید چارت به صورت کامل و قابل فهم طراحی شده است و وظیفه هر بخش مشخص است و مدیری که باید به آن گزارش بدهند نیز مشخص شده است. همچنین در این چارت جانشین مشخص شده است و در صورتی که کارمند حسینی در سازمان حضور نداشت، وظایف ایشان را کارمند کیانی انجام خواهد داد.

اهمیت و ضرورت استفاده از چارت سازمانی

مدیر توسط یک نمودار سازمانی می تواند نوع وظیفه و حجم کاری کارکنانش را مورد بررسی قرار دهد. همچنین می تواند:

• منجر به ایجاد نظم و تقسیم وظایف عادلانه شود.
• فرصت‏ های رشد و ارتقای شغلی را پیدا کند.
• موجب بهره ‏وری بیشتر کارمندان سازمان شود.
• به تعیین ارتباطات افراد و فعالیت های کاری بپردازد.
• موجب افزایش شفافیت ارتباطات درون سازمان شود.
• به تسهیل ارتباطات بین مدیران و کارمندان کمک کند.
• منجر به شناخت سلسله مراتب توسط نیروهای جدیدالورود شود.

بعد از اینکه با اهمیت طراحی و استفاده از چارت در سازمان آشنا شدید می توانید اقدام به طراحی و ساخت چارت سازمانی مخصوص خود کنید. معمولا پیشنهاد می شود برای واضح بودن سلسله مراتب و ارتباطات موجود در چارت سازمانی، این چارت به صورت واضح رسم و توسط نرم افزار شود. رسم چارت را می توانید از طریق یکی از سه نرم افزار زیر انجام دهید:

• نرم افزار های اکسل word، excel و powerpoint هر سه دارای قابلیت ایجاد نمودار و شکل هستند. شما می‌توانید با توجه به نیاز خود نمودار و چارت سازمانی را به انتخاب خود در هر یک از این نرم افزارها طراحی کنید.
• نرم افزار طراحی چارت visio : این نرم افزار توسط شرکت مایکروسافت طراحی شده است و قالب‌های آماده برای طراحی نمودار را در اختیار شما قرار می دهد.

دقت داشته باشید هنگام طراحی چارت سازمانی باید چند نکته را رعایت نمائید:

• اولین نکته و یکی از مهم‌ترین نکات طراحی نمودار سازمان این است که شما همه ابعاد سازمان خود مانند ارتباطات، منابع انسانی، پروژه‌ها، مشکلات، نیازها و … را بشناسید.
• پس از مشخص شدن جایگاه های شغلی، نام و تصویر هر کارمند را در کنار هر جایگاه قرار دهید. این کار مدیریت را ساده‌تر می کند و همچنین مشاغل خالی مشخص می‌شود و می‌توانید اقدام به جذب نیروی جدید کنید. کارمندان جدید به کمک چارت طراحی شده می‌توانند با همکاران خود، همچنین روابط درون سازمان آشنا شوند.
• مواردی که باید دسته بندی شوند مانند گروه های کاری یا پروژه ها را به رنگ های مختلف نشان دهید و در کنار چارت راهنمای رنگ بندی را قرار دهید.
• چارت باید شفاف باشد. به طوری که شما با یک نگاه به نمودار چارت سازمانی متوجه روند فعالیت شرکت شوید.
• برای جذابیت و درک بیشتر می‌توانید چارت‌های سازمانی را به صورت پویا یا سه بعدی طراحی کنید.
• نمودار را طوری طراحی کنید که بتوانید به راحتی تغییرات را در آن اعمال کنید. زیرا چارت، نموداری نیست که یک بار برای همیشه آن را بکشید، نمودار سازمانی نیازمند به روزرسانی و تغییر است.
• چارت ها بیشتر بر سلسله مراتب تمرکز دارد و باید دقت کنید از روابط بین فردی غافل نشوید.

چارت سازمانی در هر زمان و در هر مکان باید برای همه در دسترس باشد.

با رعایت نکات طراحی چارت سازمانی، اکنون شما یک چارت یا نمودار جامع از سازمان خود دارید. در طراحی این چارت تعداد نیروها و اندازه سازمان اهمیتی ندارد و چیزی که مهم است رعایت نکات و اصول طراحی است. توجه داشته باشید که طراحی نمودار سازمان کار ساده ای نیست و حتی ممکن است با رعایت تمام نکات باز هم دچار خطا یا اشتباه شوید. در ادامه رایج ترین اشتباهاتی که هنگام طراحی رخ می دهد را بیان می کنیم، سعی کنید با شناخت آنها تا حد امکان از وقوع اشتباهات جلوگیری کنید.

اشتباهات رایج در ترسیم چارت سازمان

• غیر قابل تغییر بودن چارت: هنگامی که استراتژی تغییر می کند، ساختار ثابت می ماند.
• کارکردهایی که تاکید بر رشد بلند مدت سازمان دارند، زیر نظر کارکردهایی هستند که بر نتایج کوتاه مدت تمرکز دارند.
• عدم تعادل بین استقلال عملکرد کارکنان و کنترل آنها از سمت مدیران بالاتر
• عملکرد هایی که بر روی اثربخشی تمرکز دارند زیر نظر عملکردهایی هستند که بر روی کارایی ‌تمرکز دارند.
• جایگذاری نادرست افراد برای عملکردها.
• قبل از اتمام ترسیم به سراغ بهبود روند رفتن.تا زمانی که تصویر کلی از وضع موجود نداشته باشید نمی توانید آنرا بهبود بخشید.

با شناخت تمام ابعاد و جوانب سازمان خود مانند توانایی و مهارت کارکنان برای قراردادن در جایگاه مناسب، شناخت اهداف بلند مدت و کوتاه مدت سازمان و پیروی اهداف کوتاه مدت از اهداف بلند مدت، برقراری تعادل بین استقلال و کنترل کارکنان و مواردی ازین قبیل، به طراحی ساختاری بپردازید که قابل تغییر بوده و اشتباهاتی که ممکن است در حین طراحی رخ دهد را مهار کنید.

کلام آخر:

چارت های سازمانی نمای کلی از یک کسب و کار را نشان می دهند. برای اینکه مدیر موفقی باشید، باید بتوانید بر کسب ‌و کار خود کنترل داشته باشید یکی از راه های کنترل کسب و کار، تهیه و تنظیم یک چارت سازمانی متناسب با سازمان خود است . چارت سازمانی صحیح، رسیدن به اهداف را ممکن می‌سازد. بنابراین باید در طراحی چارت نکات لازم را لحاظ نموده و همچنین از بروز اشتباهات رایجی که معمولا سازمانها با آنها مواجه هستند، جلوگیری کرد.