زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

فرآیندهای موجود در هر سازمان نیاز به بهبود و اصلاح مداوم دارند ولی انجام این کار قطعا بدون اطلاع داشتن از دانش مدیریت ممکن نیست. بنابراین لازم است در ابتدا شما بدانید مدیریت فرآیندهای کسب و کار از چه مراحلی تشکیل شده است و سپس اقدام به اصلاح و بهبود فرآیندهای خود کنید.

BPM ابزاری است جهت تکامل و بهبود فرآیندها در سازمان که دارای 4 مرحله طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیند می باشد. BPM به تنهایی قابل استفاده نیست. این ابزار به کمک یک سیستم، کارآمدتر بوده که به آن BPMS گویند. BPMS سیستم و ابزار اتوماسیون جهت مدیریت فرآیند در سازمان است. راه اندازی BPMS به شناسایی و حذف موانع موجود در سیستم شما کمک می کند. از آنجا که فرآیندهای سازمان به طور مستمر نیاز به رسیدگی و بهبود دارند بنابراین چرخه عمر BPMS نیز به طور مداوم در حال اجرا است.

BPMS را نمیتوان از BPM جدا دانست و این دو مفهوم مشابهت‌هایی با هم دارند، اما تفاوت عمده‌ای نیز با هم دارند.

توصیه می شود برای آشنایی با مفهوم BPM مقاله آشنایی با مدیریت فرآیندهای کسب و کار را مطالعه نمائید.

در این مقاله توضیح خواهیم داد که برای پیاده سازی سیستم فرآیند کسب و کار(سیستمBPMS)در سازمان چه مراحلی باید طی شود و جزئیات و مراحل راه اندازی BPMS بررسی می شود.

برای آشنایی و درک مفهوم سیستم BPMS مقاله نگاهی کلی به مفهوم BPMS و مزایای آن را مطالعه نمائید.

در ابتدا مراحل کار با سیستم BPMS برای خودکار سازی فرآیندها را شرح خواهیم داد:

1.طراحی 

اولین مرحله سیستم BPMS این است که چارچوب این سیستم را طراحی کنید. مدیر یا مسئول مجموعه باید در ابتدا فرآیندهای مربوط به انجام هر پروژه و عملیات را طراحی و سازماندهی نماید. با طراحی فرآیند نقش هر فرد در سازمان مشخص می شود. فرآیندهای موجود شناسایی شده همچنین فرآیند‌هایی که در آینده قرار است انجام شود طراحی می شوند. در هنگام طراحی، توجه به این نکات ضروری است: نمایش روند کار، عوامل دخیل در روند پیشروی کار، شناسایی و تمرکز جزئیات فرآیند، شناسایی مشکلات پیش رو و اقداماتی که در روند انجام پروژه باید صورت گیرد. یک طراحی فرآیند دقیق و خوب به شما کمک می کند تا اجرای بی نقص فرآیندها را تجربه نمائید.

2.مدلسازی

پس از تحلیل و شفاف سازی و طراحی فرآیندها، نوبت به مدل سازی آن‌ها در سیستم BPMS می‌رسد. مراحل مدل سازی در نرم افزار  BPMS انجام می شود. هر گونه تغییر، حذف، اضافه کردن فرآیندها به سادگی در سیستم BPMS قابل تغییر است. در این مرحله باید فرآیند را در قالب یک مدل به تمام افراد سازمان که در پروژه دخیل هستند ارائه و توضیح دهید. ارائه فرآیند منجر می شود افراد آن را به طور کامل درک کنند. جزئیاتی مانند نحوه انجام و مهلت انجام پروژه و همچنین سلسله مراتب کار را به طور دقیق توضیح دهید تا هرکس با نقش خود به طور کامل و دقیق آشنا شود.

3.اجرا و پیاده سازی فرآیند

سومین مرحله در پیاده سازی سیستم BPMS، اجرا و پیاده سازی فرآیند است. در این مرحله فرآیند طراحی شده پس از تست روی گروهی کوچک از افراد و پس از تایید عملکرد فرآیند، در سراسر سازمان به اجرا گذاشته می شود. اجرای فرآیند‌ها در سازمان می تواند به صورت دستی، اتوماتیک، و یا ترکیبی از هر ۲ انجام گیرد. اجرای فرآیندها توسط بخش نرم افزاری سیستم BPMS انجام می شود. بخش اجرای نرم افزار، تمام فرآیندهای طراحی و مدل سازی شده را  اجرا خواهد کرد. در این مرحله می توانید از طرح و مدل فرآیند و نحوه اجرا اطمینان حاصل کنید. اطمینان از اینکه همه چیز به درستی پیش می رود و جای نگرانی نیست.

4.نظارت بر فرآیند

پس از اجرای فرآیند در سیستم BPMS، باید بر تمام جوانب و مراحل آن نظارت داشته باشید. در این مرحله از چرخه باید از معیار‌های استاندارد برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت کار و نظارت بر پروژه استفاده کنید، به طور مستمر بر اجرای فرآیند نظارت داشته باشید، میزان پیشرفت و راندمان پروژه و فعالیت افراد به صورت تکی و گروهی را مورد بررسی قرار دهید تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کنید. نظارت مستمر بر افراد و وظایفی که انجام می دهند به پیدا کردن مشکلات و حل سریعتر آنها کمک می‌کند.

5.بهینه سازی فرآیند

اکنون زمان بهینه سازی فرآیندها است. با اجرای فرآیند، نتایج نظارت اجرای فرآیند را تحلیل نمائید و تغییرات لازم برای بهینه سازی فرآیند را اعمال نمائید. بعد از نظارت و مشاهده انجام فعالیت ها با ایجاد تغییرات و بهینه سازی فرآیند می توانید کیفیت فرآیند را افزایش و زمان اجرا را کاهش دهید. در این مرحله تمام عیوب فرآیند رفع شده و مشکلاتی که در حین اجرا رخ داده است برطرف می شود.

6.طراحی مجدد

آخرین مرحله در پیاده سازی BPMS طراحی مجدد می باشد. در صورتی که بهینه سازی فرآیندها کارآمد نباشد باعث بهینه شدن فرآیندها نخواهد شد، بنابراین مدیر سازمان با تشخیص اینکه فرآیند پیچیده شده است و نیاز به طراحی مجدد دارد، دستور طراحی مجدد فرآیند را می دهد. طراحی مجدد فرآیند عیوب فرآیندهای قبلی را برطرف نموده و همچنین باعث بهره وری بیشتر سازمان می شود.

پس از طی کردن مراحل پیاده سازی فرآیند و آزمایش و ارزیابی نهایی سیستم مدیریت فرآیندها یا سیستم BPMS باید برنامه‌های راهنمایی و آموزشی این سیستم به کاربران ارائه شود.

اگر پروژه‌ ها و فعالیت‌ های سازمانی بر اساس فرآیندهای درست و قاعده مند سازماندهی نشود، می‌‎توانند باعث آشفتگی و بی‌نظمی در کسب و کار شما شوند و با داشتن برنامه و ابزار BPMS جهت تکامل و بهبود فرآیندها می توانید از آشفتگی و بی نظمی پیشگیری کنید. در غیر این صورت ممکن است کسب و کار شما دچار مشکلاتی نظیر اتلاف وقت، امکان تکرار اشتباهات، تضعیف روحیه کارمندان و… شود. بنابراین متوجه اهمیت وجود سیستم مدیریت بهبود فرآیند در سازمان خواهید شد.

کلام آخر:

تمام سازمان ها برای دستیابی به اهداف و پیشبرد پروژه‌های خود نیازمند فرآیندهای از پیش تعریف شده است. برای طراحی، اجرا و مدیریت دقیق این فرآیندها، در شرکت‌های کوچک و کسب و کارهای بزرگ، استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (سیستم BPMS) ضروری است. اجرای متدولوژی سیستم BPMS و تسلط بر روند پیاده سازی سیستم BPMS، به شما اطمینان می‌دهد که فرآیندهای سازمان خود را کاملا دقیق، درست و موثر اجرا کنید. اگر پروژه‌ها و فعالیت‌های هر سازمان بر اساس فرآیندهای قاعده‌مند سازماندهی و پیاده سازی نشوند، می‌‎توانند باعث بی‌ نظمی و هرج و مرج در کسب و کار شوند. بکارگیری سیستم BPMS با همگام‌سازی و سازماندهی تمام جنبه‌های فرآیند با یکدیگر، باعث سوق دادن پروژه‌ها و فعالیت‌های سازمان به سمت موفقیت و بهبود عملکرد فرآیندها می‌شود.

برای آشنایی بیشتر با نحوه پیاده سازی سیستم BPMS  پیشنهاد می کنیم مقاله ی همه چیز درمورد مراحل راه اندازی BPMS را مطالعه نمایید.

اگر هنوز برای کسب و کار یا سازمان خود سیستم BPMS انتخاب نکرده‌اید، اکنون زمان آن است که یک نرم افزار برای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار خود انتخاب نمائید. توصیه می شود حتماً نرم افزاری را برای مدیریت فرآیندهای خود انتخاب کنید که متناسب با نیازها و پتانسیل شرکت شما باشد. ضمنا ما منتظر نظرات، سوالات و پیشنهادات خوبتان هستیم.