زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

فعالیت های هر کسب و کاری را می توان به دو دسته تقسیم کرد. بیشتر فعالیت ها روتین هستند و کارهایی هستند که به طور مداوم در حال تکرار هستند و کارکنان سازمان هر روز آنها را انجام می دهند. این دسته از فعالیت ها باید در سیستم های مدیریت فرآیند مدیریت شوند. اما برای هر کسب و کاری روزهایی پیش می آید که باید تغییری انجام شود و کار متفاوتی صورت گیرد. بدون توجه به اینکه این کار متفاوت به خود کسب و کار مربوط باشد یا به مشتریان و مخاطبان آن، معمولا عنوان پروژه به آن اطلاق می شود. ..  بنابراین می توان گفت  هیچ سازمانی وجود ندارد که در طول دوره حیات خود به تعریف پروژه و اجرای آن نیاز پیدا نکند. از این جهت می توان مفهوم پروژه را به عنوان بخش جدای ناپذیر از سازمان دانست. به همین منظور ما در این مقاله قصد داریم شما را با جنبه های مختلف پروژه و چگونگی مدیریت صحیح آن در سازمان آشنا سازیم. پس لطفا تا پایان با ما همراه باشید.

همه فعالیت هایی که شروع و پایان مشخصی دارند به صورت پروژه قابل تعریف هستند. قبل از اینکه وارد بحث اصلی مقاله شویم بهتر است تاریخچه پیدایش مدیریت پروژه را باهم مرور کنیم.

تاریخچه مدیریت پروژه

رشته مدیریت پروژه از دهه 1950 ظهور کرده است. سازمان ها برای مدیریت پروژه ها گاها از روش هایی که خودشان طراحی نموده اند، استفاده می کردند اما در سال 1998 موسسه PMI ، استاندارد مدیریت پروژه را به عنوان استاندارد ANSI معرفی نمود. مدیریت پروژه از آن زمان دستخوش تغییرات فراوانی بود اما به روزترین تغییرات در سال 2012 به عنوان استاندارد ISO اعلام گردید.

از یک دیدگاه مدیریت پروژه را می توان استفاده از منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک بازه زمانی مشخص دانست. در این تعریف تمامی مراحل انجام پروژه به صورت دقیق برنامه ریزی شده است، از نحوه شروع و اجرا تا خاتمه پروژه. مدیریت پروژه یک دید خاص از جوانب مدنظر را ارائه می دهد و بر وظایف منفرد تمرکز دارد. مدیریت پروژه رویکردی تاکتیکی دارد برخلاف مدیریت فرآیند کسب و کار(BPM) که رویکردی بلند مدت و استراتژیک دارد.

برای آشنایی با مفهوم مدیریت فرآیند کسب و کار(BPM) توصیه می کنیم مقاله آشنایی با مدیریت فرآیندهای کسب و کار را مطالعه نمائید.

اما پروژه چیست؟

پروژه یک عمل غیر تکراری است و دارای زمان آغاز و پایان مشخصی است. هر پروژه ویژگی هایی دارد مانند اینکه:

• هر پروژه مدت زمان مشخصی برای انجام دارد و زمان شروع و پایان آن مشخص است.
• پروژه یک دستاورد جدید و منحصر ‌به ‌فرد را ارائه می دهد.
• پروژه دارای زمان، منابع مالی و انسانی محدود و از پیش تعریف شده است.
• همه افراد تیم هدف واحدی را دنبال می کنند.

به عنوان مثال پروژه برنامه نویسی و طراحی نرم افزار دفترکار سورن در مجموعه نرم افزاری سورن رایا. این پروژه نهایتا 1 ماه زمان نیاز دارد و یک نرم افزار غیر تکراری و منحصر به فرد است و طبق برنامه ریزی و مدیریت پروژه، هر کارمند مسئول بخشی خاصی از این پروژه است به عنوان مثال مسئول کد نویسی، مسئول طراحی، مسئول تست نرم افزار، مسئول ساخت فیلم های آموزشی و که همه این افراد هدف واحدی را به دنبال دارند که همان طراحی و انتشار نرم افزار دفترکار بوده است. همانطور که مشاهده نمودید تمام ویژگی های پروژه در این مثال وجود داشت.

جهت درک بهتر مفهوم پروژه به مقاله تعریف پروژه مراجعه نمائید.

هر پروژه نیازمند یک مدیر و یک نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیریت مراحل و روند انجام پروژه است. اما مدیر پروژه کیست؟

مدیر پروژه

مدیر پروژه کسی است که برنامه ریزی و اجرا و نظارت پروژه را بر عهده دارد و با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه به برنامه ریزی و طراحی و انجام پروژه های سازمان می پردازد. به عبارتی مدیر پروژه مسئول تمام مراحل چرخه حیات پروژه است. در هر سازمانی که پروژه ای در حال انجام است از مدیریت پروژه استفاده می شود و هر کسی که در سازمان پروژه را مدیریت می کند حتی اگر رسما مدیر پروژه نباشد ولی درحال استفاده از تکنیک ها و روش ها و نرم افزار مدیریت پروژه است. به عبارتی مدیریت پروژه مهارتی است که همه به آن نیاز داشته و از آن استفاده می کنند.

مدیر پروژه لزوما نباید متخصص آن حوزه باشد، طبق استاندارد PMBOK، مدیر پروژه منتخب، بهتر است متخصص آن حوزه نباشد چرا که با داشتن تخصص ناخودآگاه وارد کارهای اجرایی شده و از مسئولیت اصلی خودش یعنی مدیریت، برنامه ریزی و اجرا و کنترل پروژه دور می شود. مدیر پروژه باید از مهارت ها‌ و دانش مختلفی برای انجام موفق یک پروژه و استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه بهره گیرد. این مهارت ها شامل 10 مورد می شود که در علم مدیریت به آن «حوزه های دانش مدیریت پروژه» گویند. در ادامه به توضیح این 10 مهارت می پردازیم.

حوزه های دانش مدیریت پروژه

1. مدیریت زمان

به معنی برنامه ریزی برای شروع، انجام و تکمیل و تحویل به موقع پروژه.

2. مدیریت هزینه

یعنی تخصیص بودجه‌ مناسب جهت انجام پروژه و کنترل هزینه‌های حین انجام پروژه.

3. مدیریت محدوده

تعریف و کنترل مرزهای پروژه، تا حین انجام پروژه از محدوده تعیین شده عبور نکند.

4. مدیریت کیفیت

بررسی عملکرد پروژه و چگونگی کیفیت پیشرفت پروژه با توجه به هدف تعیین شده.

5. مدیریت ریسک

شناسایی و برخورد مناسب با موقعیت های ناشناخته و بحران های پیش آمده.

6. مدیریت ذینفعان

برنامه ریزی برای ارتباط با افرادی که بر پروژه تاثیر می گذارند و از پروژه تاثیر می پذیرند که به آنها ذی نفعان گویند.

7. مدیریت تدارکات

به منظور خرید و تهیه‌ی مواد اولیه و محصولات یا خدمات مورد نیاز برای انجام پروژه.

8. مدیریت منابع انسانی

تخصیص نقش‌ها و مسئولیت‌ها با توجه به مهارت و تخصص افراد و نظارت بر فعالیت آنها.

9. مدیریت ارتباطات

مدیریت ارتباطات یعنی برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بازنگری ارتباطات افراد داخل یک سازمان و بین سازمان ها.

10. مدیریت یکپارچگی

به معنای برقراری تعامل بین 10 مهارت فوق جهت انجام موفق یک پروژه.

مدیر پروژه باید به 10 مهارت فوق تسلط داشته باشد و هر حوزه شامل نکات و فرآیندهای قابل توجهی است که برای جایگاه مدیریت پروژه حائز اهمیت است.

مدیر پروژه برای انجام هر پروژه ای یکسری مراحل را طی می کند که به آن چرخه عمر یک پروژه نیز می گویند که در ادامه به طور مفصل این چرخه را توضیح می دهیم.

چرخه عمر و حیات یک پروژه

همانطور که قبلا بیان شد هر پروژه روزی شروع می شود و روزی پایان می آبد. در ادامه مطلب می خواهیم مسیری که یک پروژه از شروع تا پایان طی می کند را با هم مرور کنیم.

مفهوم سازی

مرحله آغازین چرخه عمر و حیات پروژه مفهوم سازی است. در این مرحله تیم پروژه گردهم آمده و هدف پروژه  و نحوه اجرای آن را مشخص می کنند.

برنامه ریزی

در این مرحله پروژه به بخش های کوچکتر تقسیم شده و برنامه هر فرد و برآورد زمانی انجام آن مشخص می شود.

اجرا و نظارت

در این مرحله می توانید اقدام به اجرای پروژه کنید و در طی اجرا بر عملکرد، زمانبندی و بودجه نظارت داشته باشید و در حین اجرا تغییرات مورد نیاز را اعمال کنید.

خاتمه و پایان

در این مرحله پروژه به پایان رسیده است و به مشتری تحویل گردیده و بعد از تایید و پذیرش مشتری، پروژه رسما به پایان می رسد.

جهت آشنایی بیشتر با مراحل چرخه حیات یک پروژه می توانید مقاله چرخه عمر مدیریت پروژه چیست و چه اهمیتی دارد؟ را مطالعه نمائید.

برای مدیریت پروژه ها در سازمان از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می شود. این نرم افزار ها برای طراحی و برنامه ریزی پروژه ها و فرآیندها، واگذاری مسئولیت ها به کارکنان و … کاربرد دارند. به عبارتی نرم افزار مدیریت پروژه منجر به سهولت در انجام کارها می شود. خرید نرم افزار مدیریت پروژه برای هر کسب و کاری یک سرمایه گذاری هوشمندانه محسوب می شود زیرا موجب کاهش اشتباهات و مشکلات مربوط به روند انجام پروژه می شود و همچنین موجب تسریع در انجام کارها می شود. اما دقت داشته باشید این مراحل و روند اجرای هر پروژه با محدودیت هایی مواجه است که ممکن است سرعت و کیفیت پروژه را به خطر بیاندازد که باید مدیریت و کنترل شود. این محدودیت ها عبارتند از:

زمان

زمان انجام پروژه محدود است و در زمان تعیین شده پروژه باید به پایان برسد و به عبارتی زمان انجام پروژه نامحدود نیست. زمانبدی در مراحل آغازین چرخه پروژه ،در مرحله برنامه ریزی انجام می گیرد.

محدوده و حوزه کاری

تمام کارهایی که قرار است در طی اجرای پروژه انجام گیرد داخل محدوده مورد نظر و طبق مشخصات فنی مورد نظر انجام می شود.

بودجه

انجام پروژه مشمول هزینه است و مدیران پروژه مسئول برآورد هزینه های آن هستند که هدف، اجرای پروژه با هزینه مقبول است.

باید محدودیت های انجام هر پروژه را قبل از آن بشناسید تا بتوانید در حین اجرای پروژه بر آنها غلبه کنید.

کلام آخر

در این مقاله با مفهوم پروژه و مدیریت پروژه آشنا شدید. همچنین مهارت هایی که یک مدیر پروژه نیاز دارد را شناختید و مراحل انجام یک پروژه را به طور کامل توضیح دادیم. همانطور که در مقاله مطالعه نمودید هر مدیر باید برای انجام موفق یک پروژه به 10 مهارت حوزه دانش مدیریت پروژه تسلط داشته باشد و همچنین محدودیت های موجود در مسیر انجام پروژه را به طور کامل بشناسد و با برنامه ریزی محدودیت های موجود را مدیریت نماید. امیدواریم مطالب ارائه شده در این مقاله برای شما کاربردی بوده باشد. لطفا نظرات خود را در مورد این مطلب و پیشنهاد موضوعات مدیریتی دیگر با ما در میان بگذارید.