زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

حتما تا به حال پازل به هم ریخته را تکمیل نموده اید و می دانید از قرار دادن قطعات در کنار هم به تصویر و نتیجه نهایی دست پیدا می کنید. روش MBO یا همان مدیریت بر مبنای هدف همانند یک پازل عمل می کند. با محول کردن وظایف مختلف به کارمندان و در کنارهم قرار دادن این وظایف یا به اصطلاح قطعات پازل، به هدف اصلی سازمان می رسید.

 MBO یا مدیریت بر مبنای هدف (Management By Objectives)‌از اهداف شرکت برای تعیین اهداف کارمندان استفاده می کند. به عبارتی این روش در جهت مدیریت کسب و کار به گونه ای عمل می کند که افراد در سازمان بدانند با انجام وظایف محول شده به آنان، چقدر در نتیجه نهایی و وظیفه و هدف اصلی شرکت نقش دارند. در ادامه به توضیح کامل این روش و معایب و مزایای آن می پردازیم.

تاریخچه مدیریت بر اساس اهداف

مدیریت بر اساس اهداف (MBO) همچنین به عنوان مدیریت از طریق برنامه ریزی (MBP) نیز شناخته می شود و برای اولین بار توسط پیتر دراکر در کتاب خود به نام The Practice of Management در سال منتشر شد. در حالی که روش MBO در اصل برای دراکر نبود، این ایده برگرفته از ایده‌های بسیاری است که در مقاله مری پارکر فولت در سال 1926، با عنوان The Giving of Orders ارائه شده است. مدیریت شرکت کامپیوتری Hewlett-Packard (HP) بیان نموده که این روش اجرایی را جزء بزرگی از موفقیت خود می داند. بسیاری از شرکت های دیگر، از جمله زیراکس، دوپونت، اینتل و تعداد بیشمار دیگری، اثربخشی MBO را ستایش می کنند. شرکت هایی که از روش MBO استفاده می کنند اغلب نرخ فروش و بهره وری بیشتری را گزارش می دهند.

در نتیجه با این روش می توانید به افزایش بهره وری و مدیریت کسب و کار خود کمک کنید. در این روش مدیر به همراه کارمند برای مدت زمانی مشخص، اهداف را تعیین می کنند و بر روند اجرای آن نظارت می نمایند.  اهداف در این روش عموما به صورت سالانه نوشته می شود و برای میزان پیشرفت و میزان پاداش به طور مرتب بررسی می شود. در پایان دوره بررسی کارمندان بر اساس نتایج عملکردشان قضاوت می‌شوند. پاداش موفقیت، ارتقا یا افزایش حقوق است در حالی که شکست با انتقال یا آموزش بیشتر جبران می‌شود.

اجازه بدهید ابتدا به پاسخ این سوال بپردازیم که انجام این روش چه سودی برای سازمان دارد؟ در ادامه به مزایایی که این روش برای مدیریت کسب و کار شما در پی دارد می پردازیم.

مزایای مدیریت بر مبنای هدف

• افزایش کارایی کارکنان: تعیین هدف و مشخص بودن وظایف، منجر به عملکرد بهتر کارکنان شده و در نتیجه به سود بیشتری دست خواهید یافت.
• پیشرفت شغلی: چون وظایف کارمندان مشخص و تعریف شده است بنابراین افراد فرصت رشد در حرفه خود را دارند. مدیران معمولا علاقه زیادی به افزایش بهره وری کارکنان دارند و در نتیجه با آموزش آنها نیز موافقت می کنند و در نتیجه پیشرفت کارکنان را در پی خواهد داشت.
• حس تعلق: با این روش کارمندان این احساس را دارند که سهم به خصوصی از هدف کلی سازمان دارند و متعلق به سازمان هستند و فردی موثر و مهم در سازمان به شمار می روند و این حس غرور و انگیزه فرد باعث افزایش بهره وری و عملکرد بهتر آنان می شود.
• افزایش تعهد فردی: از آن جهت که وظایف و نقش ها تفکیک شده هستند، افراد برای انجام وظایف فردی خود باید تلاش کنند و درنتیجه منجر به تعهد به اهدافشان می شود.
• شفاف سازی سازمان: این روش به شفاف سازی نقش ها و ساختارها در سازمان و همچنین به مدیریت کسب و  کار شما کمک می کند. با این روش می توان به راحتی نقص ها و کم و کاست های سازمان را پیدا و رفع کرد.
• آزادی عمل کارمند: در این روش هدف برای کارمند مشخص و تعریف می شود اما روش انجام مشخص نمی شود. بنابراین کارمندان برای انتخاب روش انجام فعالیت ها می توانند آزادانه عمل کنند.

در مقابل تمام مزایای بیان شده این روش دارای معایبی نیز می باشد از جمله:

• مدیریت مبتنی بر هدف یک روش نتیجه محور است. بنابراین نتایج عملکرد برای این روش اهمیت دارد و مهارت های ارتباطی .. را نادیده می‌گیرد.
• این روش برای اهداف کوتاه مدت مناسب است و نمی‌توان از آن برای ارزیابی عملکرد برای اهداف بلندمدت استفاده کرد. زیرا ممکن است تحت تأثیر عوامل ناشناخته قرار گیرند.
• اجرای این روش کمی چالش بر انگیز و پیچیده است زیرا به مشارکت کارکنان نیاز دارد و همچنین زمان بر و هزینه بر است.

اما چگونه این روش در سازمان اجرا می شود؟

اجرای روش مدیریت بر مبنای هدف

اجرای این روش مستلزم انجام موارد زیر است:

• مدیر هر بخش باید 5 الی 10 هدف را مشخص نماید که قابل اندازه گیری و مشخص باشند. تعیین اهداف بسیار مهم است. باید اهدافی تعیین شود که در بلند مدت قابل دستیابی باشند. به عنوان مثال اهداف بخش خدمات مشتریان می تواند افزایش20 درصدی رضایت مشتریان، پاسخگویی سریع تر به مشتریان و رفع مشکل آنها در کمتر از 10 دقیقه باشد.
• مدیران باید اهداف را به صورت مکتوب مطرح نمایند.
• هر هدف باید شامل یک شرح توصیف و فهرست از وظایف برای انجام باشد.
• باید نحوه اندازه‌گیری پیشرفت تعیین شود. (حداقل سه ماهه). برای این منظور برگه‌هایی را برای پیشرفت کارها و کنترل عملکرد کارکنان تهیه کنید و سعی کنید در جلسات منظمی با تیم خود درباره‌ی موانع صحبت کنید و موفقیت‌ها را نیز کنار یکدیگر جشن بگیرید.
• در صورت عدم مطابقت نتایج با برنامه ها و اهداف، اقدامات اصلاحی مورد نیاز را فهرست نمایید.
• مطمئن شوید که اهداف در هر سطح با اهداف سازمانی و کل مرتبط است.

نمونه تعریف اهداف برای استفاده از روش مدیریت مبتنی بر اهداف برای بخش بازاریابی:

• افزایش بازدید از وب سایت
• پیدا کردن 300 مشتری جدید
• افزایش فالورهای شبکه های اجتماعی

نمونه مدیریت مبتنی بر اهداف برای بخش امور مالی:

• افزایش 2 درصدی ارزش سهام شرکت در 3 ماه آینده
• معرفی روشی برای انجام حسابرسی مالی مستقل
• خودکارسازی فرآیند مالی تا 12 درصد

یکی از مهم‌ترین قسمت‌های اجرای روش مدیریت بر مبنای هدف، ارائه‌ی بازخورد مداوم درمورد عملکرد کارکنان و اهداف تعیین شده است. به عنوان یک راهکار ساده شما می توانید پس از اتمام یکی از اهداف تعیین شده، با کارکنان خود ملاقات کنید و درمورد چگونگی رسیدن به آن هدف و چگونگی ادامه‌ی مسیر و راه هایی جهت پیشرفت بیش‌تر صحبت کنید. همچنین برای افزایش انگیزه کارکنان بازخوردهای موثری ارائه دهید و از عملکرد مناسب آنان قدردانی کنید.

این نکته را فراموش نکنید که پس از اتمام هدف شما باید عملکرد تک تک کارکنان را مورد بازبینی قرار دهید تا متوجه نقاط قوت و برتری آنها شوید و همچنین سعی در برطرف نمودن نقاط ضعف و کمبود های آنان نمائید.

برای آشنایی بیشتر با این روش مقاله مدیریت مبتنی بر هدف چیست؟ را مطالعه نمائید.

مدیریت بر مبنای هدف دارای یکسری اصول می باشد.

اصول MBO

مهمترین اصول این روش عبارت است از:

• به جای گزارشات هفتگی و ماهانه بر یک اصل یازخورد منظم اکتفا کنید.
• رشد و توسعه را جایگزین تنبیه و مجازات کنید.
• اهداف را چالش بر انگیز اما انگیزه بخش تعیین کنید.
• کارکنان را در تعیین اهداف مشارکت دهید.
• بر اهداف تمرکز کنید نه روش های انجام.
• عملکرد برایتان مهم باشد نه سرعت انجام آن.

در ادامه با ذکر مثالی روش MBO را توضیح می دهیم:

بخش فروش هدفی با عنوان افزایش 30 درصدی فروش طی 3 ماه را تعیین می کند. در این صورت تیم فروش تصمیم می گیرد با طراحی و توزیع بروشورهایی به این هدف دست یابد. طی جلسه ای که با کارمندان بخش فروش برگزار می شود به این نتیجه می رسند که در کنار محصولات خود بروشور ارائه دهند تا افراد با محصولات دیگر مجموعه نیز آشنا شوند. با دریافت بازخورد از مشتریان و طی بررسی های صورت گرفته دریافتند که ارائه محصولات به همراه بروشور منجر به افزایش40درصدی فروش طی 3ماه  شده اند. بنابراین تیم فروش به نتیجه ای فراتر از هدف تعیین شده دست پیدا کردند و در نتیجه تیم فروش آماده تمرکز بر روی هدف دیگر می باشد.

سخن پایانی:

مدیریت بر مبنای هدف (MBO) امروزه با تمرکز بر برنامه ریزی و کمک به توسعه سازمان های مختلف انجام می شود و به عنوان یک نظریه محبوب برای سازمان ها تبدیل شده است. در این روش تمرکز بر تصمیم گیری از بالا به پایین نیست و هر یک از اعضا توانایی تأثیرگذاری را دارند. همانطور که بیان شد این روش مزایای بسیاری دارد و شرکت های بزرگ و به نامی از استفاده از این روش راضی هستند و به بهره وری بیشتری رسیده اند. به طور کلی وقتی وظیفه ای به کارمندی محول می شود و وی می داند در نتیجه نهایی تاثیر گذار است در نتیجه مسئولیت کار خود را به عهده می گیرد و برای آن تلاش می کند.