زمان تقریبی مطالعه: 7دقیقه

تمام سازمان ها برای انجام فعالیت های خود به فرآیندهایی نیاز دارند. در واقع فرآیند ها جریان کاری هر کسب و کار را تشکیل می دهند. بنابراین نیاز به توجه مداوم و به روز رسانی همیشگی دارند. فرآیندها باید مدام اصلاح و بازنگری شوند تا سازمان همیشه به اندازه ی کافی چابک بماند. تغییرات در سازمان ها ممکن است باعث شود  گاهی برخی از فرآیندها بیهوده و بی فایده شوند یا اینکه هزینه انجام آن ها آنقدر زیاد شود که دیگر اجرای آنها مقرون به صرفه نباشد. با نظارت مداوم بر فرآیندهای سازمان و گاهی اصلاح آن ها می توان به مدیریت بهتر منابع سازمان کمک کرد. از این زاویه می توان مدیریت صحیح یک سازمان را مدیریت صحیح فرآیندهای آن سازمان دانست.

در تعریف مفهوم فرآیند، آن را مجموعه ای از فعالیت های ساختار یافته جهت دستیابی به اهداف سازمان دانسته اند. مهندسین و طراحان فرآیند در سازمان ها به طراحی فرآیندهایی می پردازند که هدف آن ها بهبود ساختار و کارایی سازمان ها است. با پیشرفت علم مدیریت مفهوم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM برای ساختار دهی به این مجموعه فعالیت ها پدید آمد.

در این مقاله با مفهوم BPM و اهمیت و ضرورت هایی که برای سازمان به همراه دارد آشنا خواهید شد. در هر سازمان فرآیندهای مختلفی وجود دارد. هر فرآیند از فعالیت ها و مراحل متفاوتی تشکیل شده است. ممکن است بسیاری از فرآیندهای در حال اجرا در سازمان های سنتی استاندارد نباشند و یا اینکه دارای مراحل اضافه باشند. در این موارد با استفاده از مفاهیم مدیریت فرآیند کسب و کار به اصلاح و بهبود فرآیندها پرداخته می شود. این امر علاوه بر صرفه جویی در زمان و هزینه باعث افزایش بهره وری سازمان می شود.

BPM (Bisuiness Process Management) به دلیل تغییرات مستمری که در فرآیندها و استراتژی های سازمان به وجود می آورد بسیار کاربردی است. به عبارتی مدیریت فرآیند کسب و کار توسط روش های متفاوتی موجب بهینه و بهبود فرآیندهای سازمان می شود. زیرا با رشد و پیچیدگی سازمان ها، مدیریت فرآیند بدون ابزار کمکی امکان پذیر نخواهد بود. به عبارت دیگر BPM را می توان مجموعه ای از ابزارها، روش ها و نرم‌افزارهای مختلف، برای طراحی، مدل‌سازی و بهینه‌سازی فرایندهای سازمان تعریف کرد که یک دید کلی از جوانب سازمان ارائه می دهد و کل روند امور را مورد بررسی قرار می دهد.

نکته ای که وجود دارد این است که BPM به دنبال تغییرات یکباره و کلی در سازمان نیست بلکه به دنبال تغییرات مستمر در جهت تکامل اهداف سازمان است. همچنین BPM نرم افزار نیست بلکه یک ابزار کاربردی است. ضمنا BPM یک task  یا پروژه نیست که انجام شود و تمام شود. زیرا مدیریت پروژه مدیریت مجموعه هاست اما مدیریت فرآیند کسب و کار بر فرآیندهای مداوم و تکراری توجه دارد. به عنوان مثال، اگر هدف بهبود خدمات ارائه به مشتری در سازمان است، استراتژی مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) تمامی جوانب تعامل مشتریان با سازمان را در بر می گیرد، از اولین تماس تا تحویل محصول یا خدمات و همچنین خدمات پس از فروش، ولی مدیریت پروژه، به طور خاص روی بهبود عملکرد نیروی مرکز تماس جهت تعامل با مشتری تمرکز می کند.

به نقل از گارتنر، مدیریت فرآیند کسب و کار این توانایی را برای هر سازمان فراهم می کند تا موفقیت هر پروژه را تا 70 درصد بهبود ببخشد. مدیریت فرآیند کسب‌وکار به سازمان شما کمک می کند تا با اتخاذ تصمیم درست، هزینه ‌ها را کاهش و درآمدتان را افزایش دهید و بدین ترتیب نسبت به رقبای خود به یک مزیت رقابتی دست می یابید.

پیشنهاد می کنیم جهت آشنایی بیشتر با مفهوم مدیریت فرآیند کسب و کار می توانید به مقاله  BPM چیست؟ (مدیریت فرایند) مراجعه نمائید.

 بنابر مطالب گفته شده BPM موجب بهبود فرآیندهای سازمان شده و در نتیجه مدیریت فرآیند کسب و کار برای سازمان با اهمیت است اما BPM اهمیت های دیگری نیز برای سازمان دارد از جمله انجام فرآیندها با اتلاف وقت کمتر، کیفیت بهتر فرآیندها و در نتیجه سوددهی سریعتر. همچنین به کارگیری این مفهوم منجر به کاهش هزینه ها شده و ریسک اجرای فرآیندهای جدید را به حداقل می رساند.

BPM به دو نوع کلی تقسیم می شود: مدل‌های توصیفی و مدل‌های اجرایی

مدل های توصیفی BPM:

1. (Business Process Model & Notation) BPMN: در این مدل فرآیندها در غالب یک نمودار جریان کاری (Flowchart) توصیف و طراحی می‌شوند. در واقع و به عبارت دیگر می توان BPMN را زبان توصیف و طراحی فرآیند ها دانست.
2. (Event-Driven Process Chain) EC:  در این مدل فرآیندها در قالب یک دیاگرام جریان کاری توصیف و طراحی می‌ شوند.
3. (Unified Modeling Language) UML: این مدل یک سیستم و زبان توصیفی برای طراحی و تعریف فرآیندهای سازمان است.

مدل های اجرایی BPM:

1. (Business Process Management System) BPMS: این مدل یک نرم‌افزار برای تعریف، طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها است.
2. (Business Process Reengineering) BPR: رویکردی عملی برای بهبود فرآیندهای کسب و کار است که در آن فرآیندها از نو تعریف می‌شوند و در مورد آنها تجدید نظر انجام می شود.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای تمامی سازمان ها اعم از بزرگ و کوچک، دولتی و خصوصی، تولیدی و خدماتی و… کاربرد دارد. هر کسب و کاری در هر حوزه‌ای که فعالیت دارد، می‌تواند به کمک BPM ، فرآیندهای سازمان خود را شناسایی، طراحی، بهینه‌سازی و پیاده‌سازی کند.

با ذکر چند مثال توضیح خواهیم داد که BPM در سازمان ها و حوزه های گوناگون چه کاربردی دارد و چگونه عمل می کند:

• برای سازمان های تولیدی یا خدماتی در جهت کاهش هزینه ها و در نتیجه کاهش قیمت محصول یا خدمت، تسریع ارائه خدمات به مشتریان و کاهش زمان توسعه و ارائه محصول مفید است. برای سازمانی های دولتی در جهت ارائه خدمات به افراد جامعه و رضایت شهروندان می تواند کمک کننده باشد.
• در حوزه های مدیریت پروژه به اصلاح مراحل پروژه، تعریف پروژه، بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش زمان اجرای پروژه کمک می کند.
• در خصوص مدیریت منابع انسانی به بهبود فرآیندهای جذب، مصاحبه و ارزیابی عملکرد و آموزش نیروی انسانی در سازمان کمک می کند.
• در زمینه مدیریت مشتریان و ذی نفعان به بهبود فرآیندهای ارتباط با مشتری، پشتیبانی و بهبود کیفیت خدمات کمک می کند.
• در رشته امور مالی به بهبود گردش اسناد مالی و فعالیت‌های اداری مربوطه، وارد کردن فاکتورهای مالی و…. به سازمان کمک می کند
• و حتی در حوزه های پزشکی و درمانی می تواند به مدیریت پرونده بیماران، ثبت نوبت ویزیت، نسخه‌نویسی، ثبت سوابق پزشکی و… کمک کند.

طبق مطالب بیان شده قطعا متوجه شده اید که مدیریت فرآیند کسب و کار به شما کمک می‌کند تا به مزیت رقابتی دست پیدا کنید. همچنین مدیریت فرآیند کسب و کار این امکان را به شما می دهد تا نسبت به رقبایی که هنوز به علم و فناوری‌های BPM ورود پیدا نکرده‌ اند، واکنش بهتر و کارآمدتری داشته باشید.

کلام آخر:

پیشرفت سریع بشر علاوه بر فوایدی که به همراه داشته است اما جوامع را دچار سردرگمی هایی نیز نموده است. یکی از چالش هایی که در سازمان ها با پیشرفت روز افزون جوامع با آن مواجه هستیم، مدیریت و برنامه ریزی و افزایش راندمان و بهره وری در کسب و کارها است. با توجه به مطالب این مقاله دریافتیم که با استفاده و به کارگیری مدیریت فرآیند در کسب و کارها می توان بر چالش های امروزی که سازمان ها به آنها دچار هستند فائق آمد.

هر چند توضیح یک فن مدیریتی در این مقاله نمی گنجد اما از مدیران کسب و کارها  انتظار می رود با توجه به مزایایی که این فرآیند برای سازمان به ارمغان می آورد اعم از کاهش زمان گردش امور، کاهش هزینه و افزایش بهره وری سازمان و… و توضیحاتی که در خصوص مفهوم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) گفته شد نسبت به بکارگیری این فرآیند در سازمان اقدام نمایند.